Arbeitsabläufe, Universitätsklinikum Ulm, Klinik für Innere Medizin II

Referenz Ansprechpartner: Prof. Dr. Vinzent Hombach, Direktor der Klinik für Innere Medizin II, 2008-2009

Ziel

Wir wurden von der Klinik für Innere Medizin II des Universitätsklinikums Ulm beauftragt, Abläufe zu optimieren und zu harmonisieren. Dabei ging es um folgende Themen:

• Belegung, Aufnahme und Entlassung
• Stationsprozesse mit den internen Funktionsbereichen
• Zusammenarbeit und Aufgabenteilung zwischen den Professionen

Neben strukturierten Abläufen sollten v.a. HKL- und Bettenkapazitäten effizienter genutzt werden, Patientenservice und -zufriedenheit, bessere Mitarbeiterführung und -zufriedenheit sowie attraktive Arbeitsplätze für Mitarbeiter gestaltet werden. Zudem sollten alle Prozesse einer ISO Zertifizierung genügen.

Umsetzung

Im ersten Schritt führten wir eine Analyse der Abläufe im HKL mit Erfassung der Ist-Zeiten der jeweiligen Prozesse durch. Darauf hin haben wir zusammen mit den leitenden Mitarbeitern die Soll Prozesse und Verantwortliche im HKL definiert und in einem Statut beschrieben. Die Ärzte wurden neu in Zeitslots eingeteilt, eine EDV-gestützte Eingriffsplanung eingeführt, ein Koordinator etabliert und ein Pool für Pflege und MTA’s geschaffen..

Auf den Stationen der Kardiologie wurde ein neues Stationskonzept eingeführt. Dazu wurde zuerst der Entlassprozess und die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Schritte neu definiert. Ziel war u. a. die Entlassung der Patienten bis 9 Uhr zu realisieren, so dass die neu auf-zunehmenden Patienten keine Wartezeiten haben. Im weiteren Schritt wurde ein EDV gestütztes Bettenmanagement mit Schnittstelle zur Eingriffsplanung implementiert., wofür pro Station Aufnahme- sowie  im Herzkatheterlabor Eingriffskontingente definiert wurden. Der Bettenmanager ist verantwortlich für die Planung der Belegung und die Terminkoordination von der ambulanten Sprechstunde über die stationäre Aufnahme bis zum geplanten Eingriff.

Zur Steuerung wurden interdisziplinär Leitlinien eingeführt. Die Aufnahmen wurden durch ein Aufnahmeteams neu gestaltet. Die Tagesorganisation auf der Station mit Rückkopplung an die Funktionsbereiche  wurde neu definiert. Die Einführung der neuen Prozesse wurde auf definierten Stationen erprobt und nach dem Testlauf und Adjustierungen für die gesamte Abteilung freigegeben.

Ergebnis

Über die im Herzkatheter-Bereich durchgeführten Maßnahmen konnten in den ersten 3 Monaten der Einführung u.a. folgende Reduktionen realisiert werden:

• Reduktion der Leerlaufzeiten zwischen zwei Patienten um ca. 45%.
• Reduktion der Verzögerungen bis Start Eingriff um ca. 15%.
• Reduktion der Rüstzeit um ca. 13%.
• Reduktion der Vorbereitungsarbeiten am Patienten im HKL durch Verlagerung auf Station um ca. 60%.

Die Anpassungen auf den Stationen und die Einführung des Bettenmanagements führten zur besseren Steuerung von Entlassung und Belegung. Dies wirkte sich positiv auf die Erlöse der Abteilung aus.