Dramaturgie von Großgruppenveranstaltungen, Universitätsklinikum Jena

Referenz Ansprechpartner: PD Dr. Jens Maschmann, Medizinischer Vorstand, Universitätsklinikum Jena, 2018

Ziel

Häufiger werden wir gerade in der Begleitung von Strategie Prozessen für die Moderation von großen Gruppenveranstaltungen angefragt. Ziel ist es, alle Führungskräfte der 1. und auch 2. Ebene mitzunehmen und je nach Haus kommen da gerne 100-200 Menschen zusammen. So hatten wir 2018 den Auftrag das Universitätsklinikum Jena in einem strukturierten Prozess zu begleiten. Eine Klausurtagung mit ca. 80 Leitungsträgern sollte ein integrierendes Element in der Gestaltung und Weiterentwicklung der Strategie sein.

Umsetzung

Zuerst wurde ein Kernteam mit gut im Klinikum vernetzten Funktionsträgern gebildet. Diese sollten den Strategie-Prozess ins Unternehmen transportieren. Bisher waren die Klausurtagungen top down gestaltet worden. Man hatte sich immer sehr viel Mühe mit dem Rahmen gegeben. Das war von den Teilnehmern durchaus honoriert worden. So hatten die bisherigen Tagungen einen hohen Wert v.a. zum Netzwerken und Beziehungen vertiefen. Die Ergebnisse wurden mit Blick auf Ziele, Maßnahmen und Projekte jedoch eher als gering eingeschätzt. Das sollte sich ändern.

Im Kernteam wurde die Vorbereitung der Klausurtagung besprochen. Um die Teilnehmer bei der Themenfindung einzubinden und sie von Beginn an am Prozess zu beteiligen, führten wir im Vorfeld teilstrukturierte Interviews durch. Ca. 30% der Teilnehmer wurden befragt. Die Teilnehmer wurden zufällig ausgewählt. Es war jedoch sicher gestellt, dass alle Berufsgruppen vertreten waren. In den Interviews erhoben wir Chancen und Risiken sowie Stärken und Schwächen. Wir fragten die Teilnehmer nach den wichtigen Zielen und nötigen Maßnahmen. Zudem erhoben wir ihre Hoffnungen in Bezug auf die Tagung. Die Ergebnisse zusammengefasst und im Kernteam bearbeitet. Daraus wurde eine Agenda für die 2 Tage definiert. Es wurde eine Arbeitsgruppe (AG) je Punkt zur inhaltlichen Vorbereitung benannt.

Die Methoden zur Gestaltung der Moderation wurden dann je nach Thema gewählt. In einem Drehbuch zusammengefasst, arbeiteten wir so die Dramaturgie für die zwei Tage heraus. Neben den Inhalten legten wir dabei Wert auf einen guten methodischen Mix, der Abwechslung in der Gestaltung sicherte und Raum für Diskussionen sowohl in der gesamten Gruppe als auch in kleineren Gruppen ermöglichte. Federführend waren dabei die AGs für die einzelnen Themen. Diese erhielten ein Coaching für ihren Part in der Veranstaltung. Zudem stellten wir sicher, die einzelnen Punkte im Verlauf ein stimmiges Bild ergaben.

An den Tagen wechselten sich dann kurze Impulse mit Diskussionen und Reflexionen ab. Dabei wurden Großgruppenformate wie „Fishbowl“ mit Kleingruppenarbeit und Vorstellung im Plenum variiert. Zudem lockerten Reflexions-Dialoge im Tandem die Tagung auf. So war sichergestellt, dass alle mitdachten und gefordert waren, sich selbst einzubringen. Alle Teilnehmer hatten damit Optionen, die für sie passenden Räume zur Diskussion zu finden und sich entsprechend zu äußern. Zudem erhoben wir Stimmungsbilder zu Entscheidungen und stellten alle Ergebnisse am Ende des ersten Tages in einer Poster-Galerie dar. Hier konnten die Teilnehmer flanieren und sich in Ruhe die Ergebnisse des Tages noch einmal anschauen. Am Ende der Veranstaltung wurden noch die Maßnahmen gesichert und das weitere Vorgehen festgelegt. Die Geschäftsführung sprach noch ein paar abschließende Worte. Zum Abschluss hatten aber die Teilnehmer das Wort: Alle Teilnehmer äußerten sich mit einem kurzen persönlichen Feedback.

Ergebnis

Die Rückmeldungen der Teilnehmer waren sehr positiv. Alle waren sich einig, dass diese Klausurtagung eine der besten gewesen ist, die sie bisher durchgeführt hatten. Als wichtige Erfolgsfaktoren wurden die gute Vorbereitung und der kurzweilige Tagungsverlauf hervorgehoben. Zudem wurden die neuen Formate der Großgruppendiskussion als sehr belebend und erkenntnisstiftend bezeichnet.

Eine hohe Qualität der inhaltlichen Diskussion und die konkreten Entscheidungen und Maßnahmen sind für den weiteren Verlauf des Strategieprozesses wichtig. Die Teilnehmer waren sich einig, dass wichtige Meilensteine bereits in der Tagung erreicht wurden.