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Großgruppen Strategieklausur in der Universitätsmedizin

von Jun 15, 2022Aus der Praxis

Ziel

Das Universitätsklinikum plante 2020 seine leitenden Köpfe der universitären Kliniken, Forschungseinrichtungen und Institute in einer zweitägigen Großgruppen Strategieklausur eng in die strategische Weiterentwicklung der Universitätsmedizin einzubinden.

Der 2015 aufgenommene Strategieprozess sollte stetig und fokussiert fortgesetzt werden. Nach der Veranstaltung im Großgruppenformat im Januar 2020 war dann jedoch zunächst an die weitere Durchführung entsprechender Formate durch Corona nicht mehr zu denken. So dass nun erstmalig 2022 eine Neuauflage der Großveranstaltung unter unserer Moderation stattfand.

Umsetzung

Vorbereitung

Die Umsetzung der Vorbereitungen für die Veranstaltungen erfolgte 2020 sowie 2022 in ähnlicher Weise. Zusammen mit dem Vorstandsteam und der Strategiegruppe wurden die Themen für die Veranstaltung festgelegt und Themenverantwortliche für die Vorbereitung benannt. Die Themenverantwortlichen bereiteten gemeinsam mit unterschiedlichen Arbeitsgruppen die Inhalte und Formate über einen Zeitraum von etwa 4 Monaten vor. Über die Diskussion der Inhalte mit den Themenverantwortlichen wurde abgesichert, dass stimmige Schwerpunkte für die strategischen Ziele ausgearbeitet wurden. Zudem achteten wir auf die Darstellung der Kurzimpulse und Vorträge. Diese Vorarbeit war für die Veranstaltung dieser Tragweite unbedingt nötig. Sie lieferte die Basis für fruchtbare Diskussionen und Reflexionen der Inhalte mit den ca. 80 Teilnehmenden der Veranstaltung.

Die gute inhaltliche Vorbereitung ist entscheidend, um das Plenum in der knappen zur Verfügung stehend Zeit zu fundierten Diskussionen und Entscheidungsempfehlungen moderieren zu können. Auf den Vorarbeiten aufbauend erstellten wir ein Drehbuch für den Ablauf der Klausurtagung. Entscheidend sind u.a. die Fokussierung auf relevante Inhalte, die passenden Formate zum Transportieren der Inhalte und eine für den Erkenntnisprozess stimmige Reihenfolge der Inhalte. So sind z.B. kontrovers zu diskutierende Themen am zweiten Tag besser zu entscheiden, da das Führungsteam über die Prozesse des ersten Tages bereits zusammengewachsen ist. So ist der Rahmen für eine unbedingt zur Entscheidungsfindung nötige entspannte und vertrauensvolle Atmosphäre besser zu gewährleisten.

Klausurtage mit Großgruppen

Die Klausurtagung startete mit einem einführenden Impulsvortrag des Vorstands, der die Gesamtorientierung vorgab. In schneller Folge wurden dann Impulse der verschiedenen Arbeitsgruppen unter Leitung der Themenverantwortlichen im Plenum diskutiert, Konsens erzielt und die für die Umsetzung entscheidenden ersten Schritte festgelegt. So wurden relevante Themen für die kommenden Monate auf viele Schultern verteilt.

Die Klausurtagung 2020 wurde visuell durch ein graphic recording begleitet. Dabei werden die diskutierten Inhalte in Echtzeit auf einer riesigen Leinwand grafisch festgehalten. Die professionellen Zeichnungen geben einen Überblick über die Tagung und bilden zugleich einzelnen Szenen detailliert ab. Das Bild transportiert die Atmosphäre und Stimmung in der Gruppe. Da das Poster vor den Augen der Teilnehmer entstand, belebte das zusätzlich. Das Poster diente in der weiteren Umsetzung zugleich als visuelle Erinnerung, die die Eindrücke der Tagung mit ihren Inhalten verbindet. In den Pausen wurden die entstandenen Zeichnungen von den Teilnehmern bewundert und mit dem Zeichner diskutiert und damit aus einer weiteren Außenperspektive auf die Inhalte geschaut. Am Ende des ersten Tages waren schon beachtliche Inhalte und Entscheidungen entstanden und den Teilnehmenden unmittelbar vor Augen geführt.

Ergebnis

Aufbruchstimmung 2020

2020 entstand ein breiter Konsens über die Ziele und deren Umsetzung unter den Leitungspersonen. Die Erfahrung, eine überzeugende Strategie mit vielen klugen Köpfen zu verfolgen und auch gemeinsam zu Entscheidungen zu kommen, stärkte alle Beteiligten. Obwohl im weiteren Verlauf der Corona Jahre 2020/21 die Durchführung weiterer Strategieklausuren in diesem Umfang nicht möglich war, war die Energie enorm, gemeinsam an den neuen Herausforderungen des Alltags zu arbeiten und zugleich die Strategie weiter im Blick zu behalten.

Durch die regelmäßige Auseinandersetzung mit der Strategie und ihrer Umsetzung schärfte sich diese über die beiden Jahre. Nicht zuletzt, da wichtige Leistungsträger eine gemeinsame Vision der Weiterentwicklung vor Augen hatten und sich engagiert in die Umsetzung einbrachten. Gerade auch in der Nachbereitung der Strategieklausur 2020 wurden durch die Teilnehmer Maßnahmen entwickelt, die auf die Gesamtstrategie der Universitätsmedizin einzahlen. Zudem wurden regelmäßig Fortschritte und Ergebnisse überprüft.

Strategieschärfung 2022

Das bewährte Vorgehen wurde bewusst auch 2022 beibehalten. Die Strategie, die sich in der Umsetzung konkretisiert und mit Leben gefüllt hat, zeigt im Rückblick die erreichten Meilensteine der strategischen Weiterentwicklung trotz Corona Krise auf. Dabei werden gerade drängende Themen unserer Zeit in den Blick genommen, die in die gesellschaftliche Verantwortung als Universitätsklinikum münden. Gerade entlang folgender Fragen wurde das Bewusstsein dafür weiter geschärft:

  • Was haben wir in der Umsetzung erreicht?
  • Was darf noch besser werden?
  • Was fehlt noch an zentralen Maßnahmen, um die entscheidenden Schritte in die Zukunft zu gehen?

Referenz

ProjektGroßgruppen Strategieklausur in der  Universitätsmedizin
Zeitraum: 2015/ 2020/ 2022


Wir berichten laufend über Referenzprojekte aus der Praxis

Alle 3 Monate berichten wir von einem aktuell laufenden oder gerade abgeschlossenen Projekt. Unter unseren Referenzen seit dem Jahr 1999 finden sich mehrere 100 Kliniken. Darauf sind wir sehr stolz. Stolz, weil uns so viele Kliniken Jahr für Jahr ihr Vertrauen bei ihren offenen Fragen rund um den Wandel schenken. Quantität spricht erst einmal für Erfahrung. Sie sagt aber alleine nichts über die Qualität in der Begleitung. Die Branche ist im Umbruch. Das ist unser Element. Dabei bemühen wir uns stetig, aktuelle Beispiele aus unserer Praxis offen zu teilen. Die positiven Beispiele sind es, die einem schnellen Wandels den Boden bereiten. Das offene Mindset ist es, das Menschen verbindet und sie über sich selbst hinaus wachsen lassen kann. Die Haltung des Gebens ist ein Teil der Veränderung selbst, die ankommt. Die Begeisterung unserer Kunden ist unsere Motivation. Darum machen wir genau unseren Job.

Hierarchien, die sich der kritischen Reflexion, dem Feedback und der Entwicklung versperren, geht auf dem Weg der Nachwuchs aus. Andere, die sich zu wenig mit Kommunikation und Führung auseinander setzen, gehen in Konflikten unter. Die neue Generation hat eigene Ideen und bringt diese ein. Sie will Verantwortung, sucht nach Sinn, will gestalten und einen Beitrag leisten. Führungen, die an sich selbst, mit anderen und mit ihren Teams arbeiten, sind die Schlüssel zum Übergang in die neue Zeit. Hierbei mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, Menschen zu neuem Denken und Handeln zu ermutigen, hat mit “klassischer” Beratung wenig gemein. Uns ist wichtig, dass neues Selbstbewusstsein und frisches Leben in Ihrer Organisation entstehen. Entwicklung ist nie zu Ende. Mit Kliniken an den Themen zu arbeiten, die Sie im Innersten berühren, und mit Ihnen durch diese Phase zu gehen, erfüllt uns mit Freude.

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