Am Veränderungsbarometer 2012/13, unserer Studie zum Wandel im Krankenhaus, beteiligten sich vom 26.11.2012–30.3.2013 in einer Online Umfrage der Ruhl Consulting knapp 500 Mitarbeiter und Führungskräfte. Als größte Herausforderung für die nächsten 5 Jahre wird das Thema Personal gesehen.

Management Summary Veränderungsbarometer2012/13

Die rege Beteiligung, v.a. getrieben von der Pflege, zeigt die hohe Relevanz des Themas. Befragt wurden die Teilnehmer zu Veränderungen in ihrer Klinik und deren Ausgestaltung sowie zu den Herausforderungen der nächsten Jahre. Die Ergebnisse dienen dazu, ein Bild der aktuellen Situation in den Kliniken zu erhalten. So können wir damit mit Ihnen in Strategie und Umsetzung fokussiert an den kritischen Erfolgsfaktoren des Wandels arbeiten.

Drei vernachlässigte Schlüssel zum Wandel im Krankenhaus sind ins Auge gefallen

• Rolle des mittleren Management
• Bedeutung der Fehlerkultur
• Führung (berufs- und bereichsübergreifender) Teams mit Empathie

Krankenhausmarkt im Wandel – die Abläufe frustrieren das Personal

Fast alle Befragten sind sich einig, dass sich ihre Kliniken in tiefen Veränderungen befinden. Je höher die Führungsebene, desto stärker sind sich die Befragten dessen bewusst. 3/4 aller Befragten haben bereits manchmal bis sehr häufig an tiefen Veränderungen teilgenommen, etwa die Hälfte der Befragten hat diese bereits geleitet. Es ist zwar Erfahrung in den Kliniken vorhanden, die Verantwortung ruht jedoch v.a. auf der oberen Führung. Der Handlungsbedarf in den Kliniken zeigt sich u. a. darin, dass die Mehrheit der Befragten meint, dass die Abläufe über die Berufsgruppen und Bereiche hinweg in ihrer Klinik nicht nur nicht optimal, sondern schlecht laufen. Nahezu alle Befragten erkennen Potenziale zur Verbesserung in ihrer Klinik. Dies ist ein wichtiges Ergebnis, hat doch das Interesse an organisatorischer Verbesserung alle Führungsebenen und Berufsgruppen erreicht.

Kommunikations- und Fehlerkultur

Während durchweg Verbesserungspotenzial gesehen wird, ist die Fehlerkultur ein zentraler Stolperstein. Die Befragten äußern sich kritisch dazu. Innovation und Experimentierfreude haben laut der Befragten mehrheitlich keinen Stellenwert in ihren Kliniken. Auch bemängeln die Befragten mehrheitlich, v.a. Personal ohne Führungsverantwortung, dass keine offene und ehrliche Kommunikation in ihren Kliniken herrsche. Die Führungen sehen sich mit großer Mehrheit regelmäßig im direkten Dialog mit dem Personal, während die Mitarbeiter der unteren Ebene und die ohne Führungsposition den direkten Dialog mit ihren Vorgesetzten kritisch bewerten. Kommunikations- und Fehlerkultur sind jedoch die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und für Veränderungen.

Verantwortung, Vertrauen und Stimmigkeit

Ähnlich steht es um die Delegation von Verantwortung: Die Führungen sind zum größten Teil der Ansicht, regelmäßig Verantwortung an ihre Mitarbeiter zu übertragen, während Personal der unteren Führungsebene und ohne Führungsposition angeben, eher selten Verantwortung zu erhalten. Sie erkennen aktive Veränderungsbereitschaft ihrer Mitarbeiter, während kaum aktive Unterstützung der Veränderung durch Vorgesetzte wahrgenommen wird. Nicht einmal die Hälfte der Befragten besitzt Vertrauen in die oberste Leitung, die Klinik sicher durch unruhige Zeiten zu führen. Selbst in der oberen Führungsebene ist dieses Vertrauen nicht erkennbar. Misstrauen wird v.a. von Seiten der Ärzte und der Pflegenden geäußert.

Hinzu kommt, dass nur 50% der Befragten ihre Rolle stets authentisch und mit den persönlichen Werten ausüben können. Um nachhaltigen Veränderungen den Weg zu bereiten, sind jedoch der direkte Dialog, Unterstützung und Vertrauen ebenso wichtig, wie stimmig, authentisch und im Einklang mit den eigenen Werten zu handeln.

Wachsender Fokus auf Personal und Teams

Die Kliniklandschaft steht in den nächsten fünf Jahren vor weiter großen Herausforderungen. Zu den Themen, die es zu lösen gilt, zählen

• Personalgewinnung und -bindung aufgrund des Fachkräftemangel,
• Qualitäts- und Prozessmanagement im Team wegen der Arbeitsverdichtung, des medizinischen Fortschritts im Leistungsportfolio und des hohen Drucks der Wirtschaftlichkeit.

Das Thema Personal ist nach der Studie zum Wandel im Krankenhaus das zentrale. Der Erfolg von Veränderungen hängt nicht zuletzt von den personellen Ressourcen, der Führung und der Leistung. der Teams ab.

Lesen Sie den ausführlichen Ergebnisbericht zur Studie und mehr

• Ade, Johanna | Eberts, Elke | Ruhl, Stefan: Veränderungsbarometer 2012/ 2013, Über Veränderungsprozesse in deutschen Kliniken, mit freundlicher Unterstützung von Bibliomed und GIT Verlag, Wiley.

• Veränderungsbarometer 2012/ 2013: Abläufe in Kliniken stark verbesserungsbedürftig, Bibliomed.

• Ade, Johanna | Eberts, Elke: Erkenntnisse zu Veränderungsprozessen in Kliniken. In: M&K – Management & Krankenhaus, 06.2013. Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA. A Company of John Wiley & Sons, Inc.

• Ade, Johanna | Buchner, Elisabeth | Eberts, Elke | Ruhl, Stefan: Der Mittelmanager – Brückenbauer in der Krankenhausorganisation. In: M&K – Management & Krankenhaus, 04.2013. Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, A Company of John Wiley & Sons, Inc.

• Ade, Johanna | Eberts, Elke: Veränderungsprozesse in Kliniken: Wie steht es um Verbesserung und Fehlerkultur? In: M&K – Management & Krankenhaus, 08.2013. Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA. A Company of John Wiley & Sons, Inc.

• Ade, Johanna | Buchner, Elisabeth | Eberts, Elke: Empathische Führung gerade auch in der Veränderung. In: M&K – Management & Krankenhaus, 09.2013. Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA. A Company of John Wiley & Sons, Inc.

Das Thema Personal zählt zu den größten Herausforderungen im Krankenhaus. Mittlerer Management ist der bis heute vernachlässigte kritische Erfolgsfaktor. Zu dem Ergebnis kommt auch das Veränderungsbarometer 2012/13 der Ruhl Consulting AG.

Mittleres Management: Brückenbauer in der Veränderung

An der Online Umfrage beteiligten sich seit 26.11.2012 über 450 Mitarbeiter und Führungen aller Führungsebenen. Befragt wurden sie zu Veränderungen in ihrer Klinik, die Bereitschaft zur Veränderung, zu den Herausforderungen von heute und der nächsten fünf Jahre. Ziel des Veränderungsbarometers ist es, ein Bild der aktuellen Situation in Kliniken zu zeichnen. Eine erste Erkenntnis der Umfrage bezieht sich auf die Rolle des mittleren Managements in der Klinik als Brückenbauer der Entwicklung.

In der Frage „Was sind aus Ihrer Sicht die drei größten Herausforderungen für Ihre Klinik/ Abteilung in den nächsten fünf Jahren?“ steht mit über 40% der Nennungen ein Thema ganz oben auf der Agenda aller Befragten: Personal. An oberer Stelle rangieren dabei Personalgewinnung und der Fachkräftemangel, aber auch Themen wie Qualifizierung und Kommunikation spielen eine Rolle. Themen zur Organisation wie Prozesse, Strukturen oder Qualität erhielten 30% der Nennungen. Mit hohem Abstand folgen das Thema Wirtschaftlichkeit sowie Leistung. Wenn es um Veränderungen geht, ist das Thema Personal zentral. Dass tief greifende Veränderungen in der Klinik stattfinden, bestätigen 81% aller Teilnehmer der Umfrage.

Selbstorganisierte tiefe Veränderungen sind Kliniken fremd

In weiteren Antworten zeigt sich, dass die Veränderungskompetenz und Entwicklungsorientierung von allen Befragten nur als gering bewertet wird. Diese spiegeln sich v.a. an der Teilnahme bzw. Leitung von Veränderungen sowie an deren aktiver Unterstützung. Hier zeigt sich ein hohes Gefälle zwischen der oberen Führung über die mittlere und untere bis hin zur Basis. Bereits zwischen der oberen und der mittleren Ebene liegen deutliche Unterschiede. So gibt 72% der oberen Führung an, bereits sehr häufig bis häufig an tief greifenden Veränderungen teilgenommen zu haben, aus der mittleren Ebene trifft das nur auf 54% zu. Noch deutlicher ist der Unterschied, wenn man die Erfahrung mit der Leitung von Veränderungen betrachtet. 31% der mittleren Führung hat bereits sehr häufig bis häufig tief greifende Veränderungen geleitet – aus der oberen Ebene trifft dies auf doppelt so viele Befragte zu.

Auffällig ist auch, dass in Veränderungen aus Sicht der oberen Führung mit 82% sehr häufig bis häufig Verantwortung an Mitarbeiter weiter gegeben wird. Nur 62% der Teilnehmer aus der mittleren Ebene bestätigen aber, dass ihnen sehr häufig bis häufig Verantwortung übertragen wird. Es drängt sich die Frage auf, ob Verantwortung genügend klar und transparent kommuniziert an die mittlere Führung gegeben wird. Es lässt sich aus dem Ergebnis ableiten, dass dieser Prozess mehr zu beachten ist.

Mittleres Management: Schlüssel zur Veränderung zur Selbstorganisation von Teams

Das Bild gibt Rätsel auf. Welche Rolle spielt die mittlere Führung? Ist nicht gerade sie es, die Veränderungen aktiv steuert und begleitet? Die Brückenbauer zwischen der oberen Führung und den Mitarbeitern ist – oder Bruchstelle? Sie ist nahe genug an der Leitungsspitze, um Einfluss auf strategische Entscheidungen zu nehmen und zugleich nahe genug am Alltag, um die praktischen Abläufe zu kennen und die Themen im Alltag zu beurteilen. In ihrer Funktion sorgt sie für Ausgleich – etwa zwischen den ökonomischen Vorgaben der Leitungsspitze und der Arbeitsdichte bzw. der für den Patienten verfügbaren Zeit der Mitarbeiter.

In hohem Maße gilt dies bei Themen der Personalbindung und -gewinnung. So sind es doch gerade die Vorgesetzten auf der mittleren Ebene, die Stationsleitungen oder die Oberärzte, die mit ihren Teams Veränderungen anstoßen. Sie sind es, die durch eine offene Kultur in der eigenen Abteilung dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter geschätzt fühlen, sich mit ihrer Klinik identifizieren und sie auch als Arbeitgeber an Freunde und Bekannte empfehlen.

Fehlende Führungsqualifikation im mittleren Management

Die Last der mittleren Führung wird beim Umfang des Aufgabenfeldes und der dazu praktisch verfügbaren Zeit deutlich. Zu dem Feld zählen gemäß der Studie aus 2011 „Das mittlere Management im Krankenhaus“ der Dr. Jürgen Meyer Stiftung, Köln, folgende Aufgaben:

• “Operative” Aufgaben: starke Einbindung in die fachbezogenen Prozesse der Tagesroutine,
• Organisation: einen reibungsarmen medizinischen Ablauf in der Klinik sichern,
• Steuerung und Kontrolle: Planung und Umsetzung von konkreten Maßnahmen sichern,
• Umsetzen strategischer Aufgaben: Vorgaben des Top Managements umsetzen

Damit das mittlere Management diesen Aufgaben gerecht werden kann, fehlt es ihm häufig nicht nur an Zeit für Führung, sondern auch an praktischer Kompetenz. Gerade in der Ausbildung von Ärzten dominiert die fachliche Komponente. Die im Laufe einer Karriere sich anhäufenden  Management Aufgaben verlangen jedoch zudem breit gefächert Kompetenzen im Umgang mit Menschen und mit Zahlen/ Daten/ Fakten. Dass hier Nachholbedarf besteht, zeigt sich daran, dass das Thema Qualifizierung zu den vom mittleren Management am häufig genannten Challenges in den nächsten fünf Jahren zählt und dass nur ein Viertel der Teilnehmer der mittleren Führung bereits häufig bis sehr häufig Veränderungen geleitet haben.

Vorhandenes Potential im mittleren Management besser nutzen

Welche Potentiale in Kliniken vorhanden sind, zeigen die Fragen mit den besten sowie mit den schlechtesten Mittelwerten aller Teilnehmer der Umfrage. So stehen die Führungen regelmäßig im Dialog mit ihren Mitarbeitern und nehmen die Bereitschaft zur Veränderung seitens der Mitarbeiter als aktive Unterstützung wahr. Alle Befragten sehen Verbesserungspotentiale in ihrer Klinik und machen sich mit ihren Kollegen über die Weiterentwicklung ihrer Abteilung Gedanken. Auch können sie weitgehend ihre Rolle authentisch und mit den persönlichen Werten ausüben. Beste Voraussetzung also für Zukunft weisende Veränderungen.

Es bleibt nur fraglich, inwieweit Ideen in Projekte münden oder die Selbstorganisation von Teams im Alltag zugelassen wird und so die Potentiale der mittleren Führungsebene für den Erfolg zum Einsatz kommen. Dass die mittlere Führung wenig Erfahrung in der Leitung von tief greifenden Veränderungen hat, wurde thematisiert. Hinzu kommt, dass die Frage über die Qualität der Berufsgruppen und Bereiche übergreifenden Zusammenarbeit im Mittel negativ ausfällt. Die fehlende Entwicklungsorientierung mit der mangelnden Bereitschaft, aus Fehlern zu lernen und diese als Chance zu begreifen, untermauert dies.

Eine offene und ehrliche Kommunikation sowie den hohen Stellenwert von Innovation und Experimentieren bescheinigt die obere Führung ihren Kliniken. Doch die mittlere und untere Führung sowie die Mitarbeiter nehmen das Gegenteil wahr. Das Vertrauen in die oberste Leitung, die Klinik sicher durch unruhige Zeiten zu führen, ist seitens der mittleren Ebene noch vorhanden. Für die untere Führungsebene und die Mitarbeiter ist das jedoch nicht der Fall.

Fazit: Gutes mittleres Management ist wesentlicher Zukunftsfaktor

Diese Aspekte zeigen, dass es der oberen Führungsebene nicht gelingt, ihre Vorstellungen zu transportieren und das mittlere Management mitzunehmen. Das mittlere Management wiederum füllt das Potenzial seiner Mittlerfunktion zwischen Klinikleitung und Mitarbeiter nicht voll aus, da weder Verbesserungen nach oben noch die Erwartungen und das Vertrauen der Leitungsspitze in die Mitarbeiter nach unten gut transportiert werden.

Warum sich das Potential des mittleren Managements nicht entfaltet, kann damit zusammenhängen, dass ihm nicht der erforderliche Rahmen bereit gestellt wird. Eine absolute Zustimmung auf die Frage „Mir wird die Möglichkeit gegeben, meine Rolle stets authentisch und mit meinen persönlichen Werten ausüben zu können“ wird hier nur von 12% der mittleren Führung gegeben – bei der oberen Ebene wird die Aussage von 25% der Befragten bejaht. Wer nicht die Möglichkeit erhält, die ihm zugedachte Rolle auszufüllen, wird kaum in der Lage sein, die auf ihn gesetzten Erwartungen zu erfüllen – geschweige denn die Mitarbeiter zur Mitwirkung an Veränderungen zu motivieren.

Auch scheint plausibel, dass das mittlere Management wegen mangelnder Qualifizierung seine Rolle als Vermittler und Brückenbauer nicht auszuschöpfen vermag. Es fällt ihm schwer, neben der fachlichen Expertise auch die Rolle als Manager auszufüllen. Gründe hierfür könnten neben einem ohnehin beanspruchenden Tagesgeschäft fehlendes Handwerkszeug sein. Eine gezielte Entwicklung der Führungskräfte könnte Abhilfe schaffen. Durch die gezielte Qualifikation und eine klare Übertragung der Verantwortung können Kliniken die Weichen stellen, künftig effizienter und effektiver zu arbeiten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu stärken. Eine Investition ins mittlere Management wird sich so positiv auf die Personalgewinnung und -bindung auswirken. Dies ist ein unschätzbarer Nutzen, der größten Herausforderung der kommenden Jahre zu begegnen: der Personalfrage.

Lesen Sie den ausführlichen Ergebnisbericht zur Studie und mehr

• Ade, Johanna | Eberts, Elke | Ruhl, Stefan: Veränderungsbarometer 2012/ 2013, Über Veränderungsprozesse in deutschen Kliniken, mit freundlicher Unterstützung von Bibliomed und GIT Verlag, Wiley.

• Veränderungsbarometer 2012/ 2013: Abläufe in Kliniken stark verbesserungsbedürftig, Bibliomed.

• Ade, Johanna | Eberts, Elke: Erkenntnisse zu Veränderungsprozessen in Kliniken. In: M&K – Management & Krankenhaus, 06.2013. Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA. A Company of John Wiley & Sons, Inc.

• Ade, Johanna | Buchner, Elisabeth | Eberts, Elke | Ruhl, Stefan: Der Mittelmanager – Brückenbauer in der Krankenhausorganisation. In: M&K – Management & Krankenhaus, 04.2013. Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, A Company of John Wiley & Sons, Inc.

• Ade, Johanna | Eberts, Elke: Veränderungsprozesse in Kliniken: Wie steht es um Verbesserung und Fehlerkultur? In: M&K – Management & Krankenhaus, 08.2013. Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA. A Company of John Wiley & Sons, Inc.

• Ade, Johanna | Buchner, Elisabeth | Eberts, Elke: Empathische Führung gerade auch in der Veränderung. In: M&K – Management & Krankenhaus, 09.2013. Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA. A Company of John Wiley & Sons, Inc.