Teambesprechung effektiver machen, Malteser Kliniken Rhein-Ruhr

Referenz Ansprechpartner: Dr. Heiko Kilter, Chefarzt Zentrum für Herz-Gefäß-Medizin, 2014

Ziel Teambesprechung

Im Herz-Gefäß-Zentrum der Malteser Kliniken Rhein-Ruhr war der Aufbau eines Managementteams und einer Regelkommunikation eine der ersten organisatorischen Maßnahmen. Strukturen geben gerade im Neubeginn und im Umbruch Halt. Doch allzu oft fehlt es an einer kompetenten Umsetzung im der Praxis. Regelkommunikation meint eine Form des festen Austauschs von Informationen und hat erst einmal wenig mit Regeln zu tun. Oder?  Ineffektive, zu lange, in der falschen Besetzung geführte Sitzungen, ohne Verbindlichkeit in der Teilnahme und ohne Nachhaltigkeit in der Umsetzung der besprochenen Inhalte… Das sind nur einige der Mängel, an denen es oft krankt. Dann schwinden Nutzen und Mehrwert und der Regeltermin verkommt zur Ressourcen- und Zeitverschwendung. Daher ist ein Augenmerk auf die Gestaltung der Regelkommunikation zu legen.

Und da kommen dann doch die Regeln ins Spiel. Auch wenn Regeln nach etwas Starrem anmuten. Ihr Ziel ist, wiederkehrende Sitzungen lebendig, kreativ und fokussiert zu halten. Das erreichen sie, wenn es für alle Beteiligten Identität stiftend wird, sich mit kompetenten Kollegen im Alltag Zeit zu nehmen, gemeinsam und effektiv an Themen zu arbeiten. Die normativen Regeln bringen nicht zuletzt auch die Kultur zum Ausdruck. Ein Mehr an Verbindlichkeit etwa spiegelt auch ein Mehr an Respekt füreinander. Die Erarbeitung der Regeln soll den Blick der Teilnehmer auf die Werte richten und Bedürfnisse klären. Dies am Ende des Prozesses schriftlich zu fixieren, klärt etwaige implizite Erwartungen an eine gute Kollaboration.

Umsetzung Teambesprechung

In einem Workshop erarbeiteten wir mit dem Managementteam die zentralen Spielregeln, deckten dabei implizite Annahmen auf und schafften eine Basis des gemeinsamen Verständnisses. Divergente Standpunkte wurden aufgegriffen und ikonstruktiv bearbeitet. Im Konsens wurden z.B. die folgenden Inhalte festgelegt:

• Verlässlichkeit, v.a. Information bei Absagen, Pünktlichkeit bei Start und Ende der Sitzung
• Agenda mit zeitlicher Planung der TOPs wird im Vorfeld erstellt und versendet
• Diverse Rollen und Verantwortlichkeiten werden in der Sitzung verteilt
• Es werden feste Tools und Medien zur einfachen Dokumentation genutzt
• Ergebnisfokus, z.B. das gleiche Thema wird maximal zweimal diskutiert und dann abschließend entschieden – entschieden wird in der Sitzung, Abwesende tragen die Ergebnisse mit

Die Regeln scheinen simpel. Gerade deshalb wird eine klare Regelung oft versäumt und davon ausgegangen, dass alle das gleiche Verständnis haben.

Ergebnis Teambesprechung

Wie sich bei der Diskussion im Herz-Gefäß-Zentrum zeigte, sind die Regeln für viele Teilnehmer entlastend. Bislang wurden, die Sitzungen oft als unproduktiv mit immer wieder „der gleichen Leier“ erlebt. Die Diskussion der Struktur und Regelung der Zusammenarbeit wurde als einer der nützlichsten Tools des (Projekt-) Managements empfunden. Wir empfehlen, die Regelkommunikation regelhaft einem Review zu unterwerfen: Sind die Sitzungen noch Highlights in der Arbeit? Und wenn nicht: Wie ist es dazu gekommen? Gehen Sie ehrlich mit sich um. Schaffen Sie die eine oder andere Sitzung ab, wenn Sie das rechte Maß an Besprechungen überschritten  haben. Fokussieren Sie sich darauf, den anderen Sitzungen lebendigen Austausch einzuhauchen. Eine Überarbeitung der Regeln von Zeit zu Zeit sichert Effektivität und richtet alles auf das große Ganze hin aus.