Reorganisation OP Prozesse, Klinikum Frankfurt Höchst

Referenz Ansprechpartner: Dr. Christof Kugler, Medizinischer Geschäftsführer, Klinikum Frankfurt Höchst, ZOP 2011-2012

Ziel Reorganisation OP

Das Klinikum Frankfurt Höchst ist ein Haus der höchsten Versorgungsstufe. In 19 Fachabteilungen mit rund 1.000 Betten werden jährlich ca. 34.000 Patienten stationär und 70.000 Patienten ambulant versorgt. Der zentrale OP des Klinikums umfasst 14 OP Säle, die auf zwei Standorte aufgeteilt sind. Pro Jahr führt hier ein Team von rund 250 Mitarbeiterinnen ca. 20.000 stationäre und ambulante Eingriffe durch. Auf Initiative des Medizinischen Geschäftsführers wurden wir im April 2011 beauftragt, die Prozesse im Zentral OP neu zu organisieren, die Zusammenarbeit zwischen den Berufsgruppen zu verbessern, ein OP Management zu etablieren und die Kapazitäten auszuwerten.

 

Umsetzung Reorganisation OP

Projektstrukturen

Das Projekt wurde wöchentlich in einer Projektgruppe bearbeitet aus Leitungen des Funktionsdienstes und Mitarbeitern der unterschiedlichen Berufe im OP. Durch das Einbinden des Betriebsrates wurde das Vertrauen aller Gruppen gestärkt. In der Steuergruppe – bestehend aus den Chefärzten der operativen Fächer, der Anästhesie und der Geschäftsführung – wurden die erarbeiteten Ergebnisse monatlich diskutiert, ggf. angepasst und freigegeben.

Laufende Umsetzung im OP

Auf Basis einer Ist-Analyse wurden getragen von den Projektgremien Ziele und Soll Konzepte vereinbart. Die Prozesse und Strukturen dazu wurden nach und nach im OP Handbuch hinterlegt und konkretisiert. Dieses regelt neben den Kernprozessen u.a. auch Rahmendienstpläne, Organigramme und Verantwortlichkeiten. Nach der Soll Konzeption begann die Umsetzung. In jedem Fach wurden “Trainingswochen” durchgeführt. Während der Woche wurden die Teams bei ihrer Arbeit begleitet. Am Ende des Tages wurde in einer Feedback Runde kurz reflektiert, wie gut die neuen Regelungen bereits umgesetzt wurden. Zudem wurden Verbesserungen besprochen und im OP Handbuch aufgenommen.

Rasch wurde deutlich, dass die Entwicklung des Teamgedanken und die Motivation der Mitarbeiter zentrale Themen im OP sind. Daher wurden berufsübergreifende Trainings durchgeführt, in denen Kommunikation und der Umgang mit Konflikten erarbeitet und geübt wurden. Die Ausweitung der OP Kapazitäten war nicht allein durch die Prozessreorganisation zu erreichen – die Mitarbeiter im OP mussten an das Klinikum gebunden und neues Personal eingestellt werden. Gemeinsam mit dem Bereich Personal wurden die bisherigen Maßnahmen zur Personalgewinnung und -bindung evaluiert und um weitere Module ergänzt. Dazu zählen u.a. die Webseite für den Zentral-OP, ein Weiterbildungskonzept sowie die Neugestaltung von Stellenanzeigen. So gelang es, in 6 Monaten alle offenen Stellen mit hoch qualifizierten Mitarbeitern zu besetzen.

Ergebnis Reorganisation OP

In nicht ganz einem Jahr konnten u.a. die folgenden Ergebnisse erzielt werden:

• Umsetzen der gemeinsam definierten Prozesse
• Deutliche Steigerung der Zufriedenheit der OP Mitarbeiter und Minimieren der Fluktuation
• Dies ermöglichte dem Haus die Öffnung von 2 weiteren OP-Sälen, was je Saal ca. 4-5 Mio. EUR an zusätzlichen Erlösen bedeutet.
• Auflösung der Konflikte um die Zuteilung von OP Kapazitäten und der übermäßigen Arbeitsbelastung im Bereitschaftsdienst
• Positionieren der Klinik als attraktiver Arbeitgeber
• Wertschätzender Umgang zwischen den Berufsgruppen
• Weiterempfehlung des Klinikums als Arbeitgeber durch die Mitarbeiter, dadurch Erleichterung der Personalgewinnung auch in anderen Bereichen
• Qualifizierte Besetzung aller offenen Stellen im Funktionsdienst im Zentral-OP in Zeiten steigenden Fachkräftemangels
• Deutliche Erlössteigerung im OP

Anerkennungen und Auszeichnungen 

Der Hessische Rechnungshof bewertete in seinen Prüfungsfeststellungen zur überörtlichen vergleichenden Prüfung “Gesundheitswesen – Kliniken” 2013 die Abläufe und Prozesse im Zentral-OP (ZOP) des Klinikums Frankfurt Höchst: 

Das OP Managementsystem, das Frankfurt Höchst verwendet, hat einen außerordentlich professionellen interdifferenzierten Eindruck für die Frage des Umgangs und der Steuerung der teuersten Ressourcen im Krankenhaus. Dieser Teil wird qualitativ sehr positiv bewertet und hat Vorbildcharakter für andere Krankenhäuser im Versorgungsgebiet Hessen.

Zudem wurde der Ansatz zum OP-Management beim international ausgeschriebenen M&K-Award 2014 unter die drei Preisträger gewählt. Einfach eine zusätzliche schöne Anerkennung für den gemeinsamen Weg, den wir mit den  Mitarbeitern des Zentral OP und der Geschäftsführung gehen konnten. 

Erfahren Sie noch mehr zu „Höchst erfolgreich“

Verg, M., Münch, M., Ade, K., Edinger, S. (2012): Organisationsentwicklung im OP, Mitarbeiter zufriedenstellen – Erfolg sichern, Die Schwester  Der Pfleger, 51. Jahrg. 01/12, S. 78-79.

Edinger, S.; Ade, K.; Buchner, E. (2013): OP-Management – Regeln etablieren und Teamzusammenhalt fördern. In: Management & Krankenhaus 11/2013. S. 4.