Entwickeln eines Klinikmanager, Inselspital Universitätsspital Bern

Referenz Ansprechpartner: Prof. Dr. Andreas Raabe, Direktor und Chefarzt der Universitätsklinik für Neurochirurgie, 2011

Ziel

Im Universitätsspital Bern, Inselspital, in der Schweiz war die Aufgabe, für den Ärztlichen Direktor der Klinik für Neurochirurgie die Position eines Klinikmanagers auszugestalten und zu etablieren. Ziel war es, die Position in max. einem Jahr qualifiziert zu besetzen. Hierfür waren folgende Aufgaben zu erfüllen:

• Stellenprofil erstellen
• Konzeptionelle Entwicklung der Prozessaufgaben des Klinikmanagers
• Einarbeitung des Klinikmanagers

Umsetzung

Die Klärung der Rollen ist ein wichtiger Teil professioneller Arbeit. Das Erstellen des Profils für die neue Stelle eines „Klinikmanagers“ war somit erste Aufgabe im Projekt. Den vagen Begriff der “rechten Hand des Chefs” galt es, mit Inhalt zu füllen. Die bunten Ziele und Erwartungen an die Rolle waren dabei zu sortieren und in sinnige Pakete zu clustern. So wurde das Stellenprofil für den Klinikmanager geschaffen. Es beinhaltete u.a. die monatlichen Routinen in der Klinik in Kommunikation und Management sowie auch die Koordination der Projekte des Neurozentrums. Ferner das Erarbeiten von QM-Vorlagen, die Begleitung von Konzepten und deren Umsetzung (z.B. Handbuch, klinische Pfade, Controlling) vorgesehen. Der künftige Klinikmanager sollte direkt in einer funktionierenden Struktur arbeiten können und einen attraktiven und etablierten Job vorfinden. Die Aufgaben wurden immer konkreter. Dazu zählte z.B. die Urlaubs- und Kongressplanung, die SOPs zur Erstellung der Austrittsberichte (E-briefe). In Verlauf wurden dann auch die Sekretariate neu organisiert, da hier eine klare Abgrenzung der Aufgaben nötig war. Da sehr viele Telefonate bei der Chefsekretärin ankamen und die Aufgaben zwischen den Sekretariaten ungleich verteilt waren, wurden diese neu sortiert.

Ein weiterer wichtiger Inhalt waren klinische Pfade. Damit wurde verfolgt:

• Transparenz der Verweildauern in Hinblick auf die Einführung der DRG in der Schweiz
• „Pfade-Projekt Neurozentrum“
• Z.T. schlechte Erreichbarkeit der Ärzte außerhalb des OPs

Der Fokus der „Klinische Behandlungspfade“ konzentrierte sich primär auf den dritten Punkt. Um den Stationsablauf unabhängiger von ärztlichen Einzelanweisungen zu organisieren, wurden die 15 häufigsten stationären Krankheitsbilder der Neurochirurgie ausgewählt mit dem Ziel, Checklisten anhand von klinischen Pfaden zu erstellen.

Die letzte Projektphase startete, nachdem eine Klinikmanagerin eingestellt war. Nun galt es den strukturierten Aufgabenbereich geordnet zu übergeben und die Klinikmanagerin in die neu etablierten Prozesse einzuarbeiten.

Ergebnis

Für die Stelle gab es sehr gute Bewerber. Alle Themen wurden an die Klinikmanagerin übergeben, so auch eine detaillierte Liste offener Punkte (LOP) inkl. Zeitplan. Als Regelprozesse wurde die Organisation von Mitarbeitergesprächen, die Einführung neuer Ärzte, die ärztlichen Aufgabenverfolgung mittels Mindmap, die Intranet- und Internetpräsenz der Klinik und weitere Themenfelder an die Klinikmanagerin übergeben.

Es zeigt sich, dass ein pfiffiger Klinikmanager, der als rechte Hand des Chefs sein Vertrauen genießt, ein zentraler Erfolgsfaktor in der modernen Prozessorganisation einer Fachabteilung sein wird.