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Lerneinheit Prozesse – Zentrale Aufnahme für elektive Patienten

von Mai 20, 2011Blogs

Wie organisiert die Zentrale Aufnahme die stationäre Aufnahme von elektiven Patienten? Und wie entlastet die Zentrale Aufnahme die klinischen Prozesse? Wie sorgt sie für einen guten Start der elektiven Patienten in den stationären Aufenthalt?

 

Prozessorganisation – die Zentrale Aufnahme

Termintreue für elektive Patienten

Als elektiver Patient (im engen Sinne) gilt der Patient, dessen Behandlung nicht akut ist. Der elektive Patient ist – in deutschen Kliniken meist stationär – v.a. plan- und damit terminierbar. So geht es also um Patienten, die nicht als Notfall ad hoc stationär aufzunehmen sind. Zentrale Aufnahme und (Zentral-) Ambulanz, in welcher die Sprechstunden des ambulanten Klientels stattfinden, können bei guter zeitlicher Koordination sinnvoll räumlich und personell verknüpft werden. Für das Konzept der Zentralen Aufnahme ist zu klären, welche Aufgaben sie erfüllen soll und welche nicht. Aus Sicht der Prozesse kann der von sich behaupten, verstanden zu haben, wie ein Krankenhaus funktioniert, der Intention und Mehrwert einer Zentralen Aufnahme erklären kann.

Die zentralen Aufnahme ist in erster Linie Anlauf für Patienten, die mit elektiven Termin

  • zur stationären Aufnahme einbestellt sind
  • für die prästationäre Aufnahme terminiert sind.

Wesen der Zentralen Aufnahme ist, dass sie über alle Abteilung hinweg zentral organisiert ist. Damit bündelt sie v.a. administrative Kompetenzen und die nötige Diagnostik. Patienten erhalten hier alle Leistungen nach klaren Pfaden aus einer Hand.

Raum und Zeit – zentrale Engpässe der Klinik

Durch Trennung von ad hoc Behandlungen wird die Planbarkeit der Elektivfälle für die Organisation genutzt. Getrennte Strukturen erleichtern es, Termintreue für elektive Patienten zu erzielen. Die Zentrale Aufnahme kann zudem alle administrativen Abläufe von der Terminkoordination der Aufnahme, über die Bettendisposition, Diagnostik- und OP-Terminierung, über administrative und ärztliche Aufnahme bis zur Diagnostik und Behandlungsplanung einschließen. Der elektive Patient soll eine gut strukturierte Aufnahme erleben. Das ist Kern der Zentralen Aufnahme. Chirurgische Patienten können in vielen Fällen nach der prästationären Aufnahme wieder nach Hause gehen, um erst wieder am OP-Tag in die Klinik zu kommen. So entlastet die prästationäre Aufnahme die Station durch eine der Ambulanz ähnliche Struktur. Sie übergibt elektronisch die Staffel an die Station für die weitere Betreuung.

Patienten die mit Termin für eine (vor-) stationäre Aufnahme gesehen sind, warteten traditionell –  trotz Termins – lange auf der Station bis sie am Ende ärztlich und pflegerisch aufgenommen waren. Denn auf der Station läuft die Aufnahme ja immer nur “nebenbei”. Von der Station aus hat der Patient lange Wege zur Diagnostik und immer wieder Wartezeiten. Dieser Prozess der Aufnahme kann den ersten Eindruck prägen und die Sorge wecken, dass auch die weitere Behandlung nicht gut koordiniert sein wird. Aus Sicht der Patienten (und damit der Prozesse, die in Kliniken immer die Patientensicht einnehmen) liegt der Vorteil einer Zentralen Aufnahme auf der Hand.

Zentrale Dienst

Überzeugung ist v.a. bei den Ärzten nötig, deren Commitment unabdingbar ist. Wo heute der Allrounder und Diagnostiker in unserem System gerade nicht mehr der typische Nachwuchsarzt ist… Es genügt nicht, die Vorteile des Konzepts aufzulisten, sondern es braucht v.a. positiven Erfahrungen. Dazu braucht es, dass dort ein Aufnahmearzt mit festem Zeitfenster geplant ist und die Zentrale Aufnahme zu seinem Thema macht. Doch warum soll die Zentrale Aufnahme über (fast) alle Fachdisziplinen koordiniert sein, wo Patientenpfade über die Abteilungen gesteuert werden? Werden da nicht einfach nur Ärzten der Fachkliniken zusätzliche Laufwege zugemutet? Mitnichten! Mit dem gesamten Überblick ist es leichter möglich, Aufkommen bzw. Anforderungen und Kapazitäten besser aufeinander abzustimmen und Abläufe zu vereinheitlichen. Aus Sicht der Patienten sollte dies v.a. Wartezeiten vermeiden helfen. 

Kritische Erfolgsfaktoren für die zentrale Aufnahme für elektive Patienten

  1. Mehrwert für die klinischen Abläufe basieren u.a. auf folgenden Bausteinen:
  2. Es sollen (fast) alle Abteilungen einbezogen sein.
  3. Es braucht ein räumlich funktionales Betriebskonzept. Nach Wochentagen sind Raum, Personal, Diagnostik, Zeitslots mit einer Termin- & Ressourcen Management Software zu planen.
  4. Die Leitstelle spielt die zentrale Rolle. Sie ist mit klaren Verantwortlichkeiten auszustatten.
  5. In der Zentralen Aufnahme werden Fachärzte eingesetzt, um die Behandlung aufzusetzen. Dies sichert die Qualität und erspart unnötige Diagnostik.
  6. Ziel der Zentralen Aufnahme ist, dass Patienten administrativ und ärztlich mit der Erstdiagnostik aufgenommen sind. Die Zentrale Aufnahme ist wie die Ambulanz mit Arzthelfern besetzt. Diese kommen mit straffen Prozessen zurecht. Die Einweisung in die Station und die pflegerische Aufnahme erfolgen von den Pflegenden auf Station. Durch Nutzung eines gemeinsamen Anamnesebogens werden Doppeldoku von Arzt und Pflege vermieden. Der Patient erhält das Bild eines eingespielten Teams.
  7.  Die Administrative Aufnahme ist vor Ort angesiedelt. Abrechnungsmodalitäten bei Privatpatienten etc. sind über klare Prozesse zu lösen.
  8. Die Planung von Zeitfenstern für die Einbestellung ist mit einer prozessorientierten EDV ein Schlüssel zum Erfolg.
  9. Eine Zentrale Aufnahme führt zu einer gleichmäßigen Auslastung teurer Ressourcen wie der OP- und Bettenkapazität. Die Arbeit des Bettenmanagements wird erleichtert, aber auch Stationen und die Patientenverwaltung sind entlastet. Die Bereiche werden beruhigt.
  10. Auch Einweiser erhalten einen Kontaktpunkt im Alltag und ihre Patienten werden in strukturierte Abläufe gegeben. So gewinnt auch das Einweisermanagement doppelt.

Und dann?

Der größte Feind neuer Strukturen ist der alte Trott. Alte Routinen und fragmentierte Strukturen, die der dezentralen Abteilung mehr Autonomie lassen, lauern überall auf ihre Chance, wieder zum Zug zu kommen. Trotz aller Vorteile, die nach der Umsetzung bestehen, ist die Zentrale Aufnahme kein Selbstläufer. Klare Führung und Management sind nötig, um die Ergebnisse zu erzielen. Wer die Zentralen Aufnahme aber erst hat, weiß sie ebenso wie der Patient zu schätzen. Analog ist es, mit der Zentralen Notaufnahme… 


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