EDV gestützte Prozesse, Ortenau Klinikum Offenburg-Gengenbach

Referenz Ansprechpartner: Klemens Herrmann, Verwaltungsdirektor, Ortenau Klinikum Offenburg, 2006-2010

Ziel

Dem Ortenau Klinikum Offenburg Gengenbach, Maximalversorger mit 460 Betten, sind Qualität und Transparenz ein Anliegen. Wir begleiten seit 2006 Projekte in den Bereichen QM, Strategie, Prozesse und Ressourcen. Ein Anliegen der Geschäftsführung war das Einbinden der Chefärzte in die ökonomische  und strategische Mitverantwortung für das Haus. Dazu sollte ein EDV gestütztes System auf Ebene der Fachabteilungen aufgebaut werden, das u.a. die nach InEK refinanzierten Budgets ermittelt und mit den Kosten vergleicht. Im nächsten Schritt sollte erprobt werden, den Prozess Data Warehouse basiert in einen laufenden Routine Prozess aufzusetzen. Wir beteiligten uns mit dem Ortenau Klinikum Offenburg Gengenbach an einer eigens installierten Forschungsgruppe „Clinic Simulation“ mit der LMU.

Umsetzung

Transparenz der Erlöse, Kosten und Deckungbeiträge auf Abteilungsebene

Mit dem Controlling wurde ein automatisiertes, monatliches Berichtswesen implementiert und die nötigen Controlling Prozesse im Quartals- und Jahreszyklus definiert. Das Reporting basiert auf einer Data Warehouse Lösung, welche eine Berechnung der bewerteten Leistungsdaten auf Ebene des Einzelfalls erlaubt. Die Daten werden zu einer Gegenüberstellung der Erlöse und Kosten auf der Ebene der einzelnen Klinik nach den InEK Modulen zum einen und einer Deckungsbeitrag Rechnung zum anderen aggregiert.

Weg von Excel hin zur Datenbank

Gemäß der Idee an Leistungen und Erlösen orientierter Budgets wurden dabei die Leistungen auf Ebene der Klinik mit ihren Erlösanteilen bewertet und so für die Chefärzte ausgewiesen. Dazu wurden die Prinzipien des Erlössplittings definiert.  Zudem wurden bei der Erstellung der Budgets auch Erlöse außerhalb der DRGs berücksichtigt. Durch das Einlesen und die Gegenüberstellen der Kosten je Modul wurde eine monatliche Analyse der Abweichungen von Kosten und Erlösen in den Bereichen möglich – mit der Option zum Drilldown auf Ebene der Einzeldaten. Geplante Beiträge zur Verbesserung auf Klinikebene können hinterlegt und zum Effekt für das Gesamthaus kumuliert werden.

Instrument zur integrativen Führung

Zudem haben wir diverse Auswertungen für die Steuerung des Klinikums mit der Geschäftsführung und dem Controlling diskutiert und implementiert. Über einen Client besteht Zugriff auf den Server, können Berechnungen und Reports abgerufen werden. Die Daten wurden in der Data Warehouse Lösung über Schnittstellen zu den KIS des Hauses stetig aktualisiert. Die Analysen bieten eine Basis zur Steuerung der Maßnahmen für mehr Effizienz und dienen als Grundlage für die Zielvereinbarungen mit den Chefärzten auf transparenter Datenbasis.

Ergebnis

Die Integration der Leistungsträger in die ökonomische Mitverantwortung fordert eine Klarheit der ökonomischen Stellschrauben und des Geschäftsmodells sowie einen verantwortlichen Umgang mit Zielkonflikten. Dafür braucht es ein geteiltes Verständnis der Wirkungszusammenhänge.

Fokus auf das Wesentliche gilt auch im Bereich der Infrastruktur. Ebenso sollte im Bereich von Dokumentation und Erfassung soviel – wie zur externen Ergebnissicherung – nötig und so wenig wie möglich Aufwand verfolgt werden. Dies strukturiert zu durchforsten und umzusetzen ist für Kliniken eine mehrjährige Aufgabe. EDV gestützte Prozesse können helfen, Effektivität und Effizienz der Leistung zu fördern. Weiterentwicklung ist jedoch kein Automatismus. Es geht kein Weg daran vorbei, die Prozesse selbst unter die Lupe zu nehmen und zu integrieren. Bei der Integration der Blickwinkel können dabei die größten Effekte erreicht werden. 

Erfahren Sie noch mehr zum Thema

Edinger, S.; Eberts, E. (2010): Kosten-Erlös-Transparenz für medizinische Fachabteilungen. In: Management & Krankenhaus 8/ 2010. S. 3.