Was sind Schattentage? Wie dienen sie der Reflexion des Alltags mit fachkundiger Perspektive von außen? Inwiefern haben sie Vorteile gegenüber Interviews und Befragungen?
Instrument aus dem Coaching
Das Instrument der Schattentage (Shadowing) stammt aus dem Coaching. Es ist eine Variante der teilnehmenden Beobachtung. So wird es definiert als Begleittage, an denen der Coach den Klienten in seinem Arbeitsalltag quasi beschattet. Die Methode bietet die Möglichkeit der Reflexion von Prozessen und Routinen sowie der Reflexion des eigenen Handelns in der Interaktion mit anderen. Zum einen wird Selbstreflexion alleine durch das Einnehmen von Distanz möglich. Zum anderen wird sie durch die Fremdreflexion mit Beobachtungen von Außenstehenden im Alltagskontext weiter gestärkt. Durch unsere Feldkompetenz im Krankenhaus sind wir mit Abläufen und Interaktionen in Kliniken sehr gut vertraut und bieten so mit unserem Know-how eine wertvolle Reflexionsfläche, um die Stärken, Schmerzpunkte und Verbesserungen in den Prozessen zu erkennen und zu spiegeln.
Dadurch wird eine geleitete Selbstreflexion möglich. Diese kann die eigene Sicht auf das tägliche Tun verändern. Denn Menschen sehen ja nicht „die“ Realität, sondern immer nur eine Konstruktion der Umwelt. So zumindest ist die Sicht des radikalen Konstruktivismus. Wenn es gelingt die Perspektive zu wechseln, werden bislang verborgene Dinge deutlich. Auf diese Weise eröffnen sich andere und neue Vorgehen und Lösungen. Dabei geht es darum, das Geschehen von dieser Warte anderer aus zu sehen und sich der eigenen Muster bewusster zu werden. So werden undienliche Gewohnheiten und Automatismen hinterfragt und gestört.
Schattentage – Instrument im kombinierten Einsatz
Schattentage sind also auch eine Art Mix aus Prozessanalyse und teilnehmender Beobachtung. Hierbei kommen die Berater mehrere Tage in die Organisation, um Alltag und das Team unverstellt im Alltag in den Prozessen und in ihrer Interaktion zu begleiten. Der stille Beobachter bringt im Nachgang explizit eine eigene Expertise in die Reflexion ein gegen die die Selbstwahrnehmung gespiegelt wird. Das Instrument ist darauf ausgerichtet, in der kritischen Reflexion des Alltag blinde Flecken bei sich selbst durch Unterstützung Dritter aufzudecken.
Schattentage werden als Begleitung von Einzelpersonen, Teams oder Prozessen geführt. Sie können durchaus auch intern in Hospitationen durchgeführt werden. Eine entsprechende Simulationsübung hat dann wohl einen stärkeren Selbsterfahrungs- als Reflexionscharakter. Trotzdem kann auch hier das Ziel sein, bisher nicht hinterfragte Routinen zu reflektieren und ein Verständnis für den Schnittstellenpartnern entstehen. Durch den Wechsel der Blickrichtung können die blinden Flecken in der Organisation sichtbar werden und damit auch Veränderungen gezielt eingeleitet werden.
Umsetzung Schattentage
Ein Kurzkonzept erläutert die Ziele der Schattentage für die Organisation, das geplante Vorgehen inkl. der Auswertungen und die Beteiligten sowie ihre Rollen. Dann gilt es, die betroffenen Bereiche darüber zu informieren. Eine Checkliste zur Vorbereitung dazu ist sinnvoll. Wichtig ist es, klar heraus zu stellen, dass es nicht um die Bewertung von Leistungen des Personals geht, sondern um die Weiterentwicklung der Zusammenarbeit. Trotzdem werden die Mitarbeiter erst einmal skeptisch sein und sich kontrolliert fühlen. Meist merken sie jedoch schnell, dass wir nicht da sind, um den Einzelnen zu bewerten oder zu kritisieren. Dass es um Bedürfnisse der Rollen und Engpässe in den Prozessen und Strukturen der Organisation geht. Das Wissen für notwendige Veränderungen steckt implizit bereits in den Köpfen der Mitarbeiter.
Die Verbesserung der Strukturen erfordert einen Paradigmenwechsel, weg von dem Denken in Berufsgruppen und Bereichen hin zur Prozessorganisation. Dabei spielen strategische Konzeption, Prozesse, Kommunikation und Zusammenarbeit über alle Berufsgruppen, Bereiche und Hierarchien die zentrale Rolle. Die Kundensicht zu betrachten rundet in jedem Fall den Reflexionsprozess sinnvoll ab. Zur taggleichen Auswertung der Schattentage dienen vorstrukturierte Bögennach Bereich bzw. Thema mit Stärken bzw. Verbesserungen. Markante Beobachtungen werden dann sehr zeitnah diskutiert. Die Wahrscheinlichkeit, den Weg der Selbsterkenntnis und die Motivation zur Veränderung zu stärken, ist dann besonders hoch.