Ablauforganisation, Universitätsklinikum Ulm, Klinik für Innere Medizin II

Referenz Ansprechpartner: Prof. Dr. Vinzent Hombach, Direktor der Klinik für Innere Medizin II, 2008-2009

Ziel Ablauforganisation

Wir wurden von der Klinik für Innere Medizin II des Universitätsklinikums Ulm beauftragt, Abläufe zu optimieren und zu harmonisieren. Dabei ging es um folgende Themen:

• Belegung, Aufnahme und Entlassung
• Stationsprozesse mit den internen Funktionsbereichen
• Zusammenarbeit und Aufgabenteilung zwischen den Professionen

Neben strukturierten Abläufen sollten v.a. HKL- und Bettenkapazitäten effizienter genutzt werden, Patientenservice und -zufriedenheit, bessere Mitarbeiterführung und -zufriedenheit sowie attraktive Arbeitsplätze für Mitarbeiter gestaltet werden. Zudem sollten alle Prozesse einer ISO Zertifizierung genügen.

 

Umsetzung Ablauforganisation

Im ersten Schritt führten wir eine Analyse der Abläufe im HKL mit Erfassung der Ist-Zeiten der jeweiligen Prozesse durch. Daraufhin haben wir zusammen mit den leitenden Mitarbeitern Soll-Prozesse und Verantwortliche im HKL definiert und in einem Statut beschrieben. Die Ärzte wurden neu in Zeitslots eingeteilt, eine EDV-gestützte Eingriffsplanung eingeführt, ein Koordinator etabliert und ein Pool für Pflege und MTA’s geschaffen.

Auf den Stationen der Kardiologie wurde ein Stationskonzept rund um einen neuen Entlassprozess und klare Verantwortlichkeiten der einzelnen Aufgaben eingeführt. Ziel war u. a. die Entlassung der Patienten bis 9 Uhr, so dass die neu aufzunehmenden Patienten keine Wartezeiten haben. Es wurde ein EDV gestütztes Bettenmanagement mit Schnittstelle zur Eingriffsplanung implementiert. Dafür wurden pro Station Aufnahme- sowie  im Herzkatheterlabor Eingriffskontingente definiert. Der Bettenmanager ist verantwortlich für die Planung der Belegung und die Terminkoordination von der ambulanten Sprechstunde über die stationäre Aufnahme bis zum geplanten Eingriff. Zur Steuerung wurden interdisziplinär Leitlinien eingeführt. Die Aufnahmen wurden durch ein Aufnahmeteams neu gestaltet. Die Tagesorganisation auf der Station wurde in Rückkopplung an die Funktionsbereiche neu definiert.

Die Einführung der neuen Stationsprozesse wurde auf definierten Stationen erprobt und nach dem Testlauf und Adjustierungen für die ganze Abteilung freigegeben.

 

Ergebnis Ablauforganisation

Über die im Herzkatheter-Bereich durchgeführten Maßnahmen konnten in den ersten 3 Monaten der Einführung u.a. folgende Reduktionen realisiert werden:

• Leerlaufzeiten zwischen zwei Patienten um ca. 45% reduziert
• Verzögerungen bis Start Eingriff um ca. 15% reduziert
• Rüstzeit um ca. 13% reduziert
• Patientenvorbereitung im HKL durch Verlagerung auf Station um ca. 60% reduziert

Die Anpassungen auf den Stationen und die Einführung des Bettenmanagements führten zur besseren Steuerung von Entlassung und Belegung. Dies wirkte sich positiv auf das Gesamtergebnis der Abteilung aus.