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Ambulanz Sozialpädiatrisches Zentrum, Charité Universitätsmedizin Berlin

von Mrz 1, 2013Aus der Praxis

Referenz Ansprechpartner: Dr. Helmar Wauer, Kaufmännischer Leiter, Charité, 2012

Ziel

Das Sozialpädiatrische Zentrum (SPZ) der Charité ist eine ambulante Einrichtung für chronisch kranke Kinder. In den letzten 10 Jahren ist das SPZ stark gewachsen und umfasst aktuell 5 weiter untergliederte Schwerpunkte. Die Einführung neuer, z.T überschneidender Versorgungen, wie z.B. das MVZ, hat die Komplexität der Patientensteuerung weiter erhöht. Die interdisziplinäre Behandlung trägt ihr Übriges dazu bei – frei nach dem Sprichwort „es braucht ein ganzes Dorf, um ein Kind zu erziehen“ werden die Kinder im SPZ „in einem Dorf von Fachexperten“ behandelt.

2012 erhielten wir den Auftrag, die Strukturen des SPZ in Bezug auf Effizienz und Patientenfreundlichkeit zu bewerten. Dazu sollten wir ein Gutachten erstellen, in dem die Stärken, Chancen sowie Optionen zur Verbesserung dargestellt sind. Die Herausforderung bestand darin, der Komplexität der Struktur gerecht zu werden und das rechte Maß an Standardisierung zu finden. Zudem sollte in der Diagnose ein Umzug des MVZ geprüft werden.

Umsetzung

Zuerst fand eine Analyse der Strukturen und Prozesse des SPZ statt. Hierzu wurden alle Entscheider der Ambulanz befragt, um die Stärken und Engpässe der heutigen Aufbau- bzw. Ablaufstrukturen ungefiltert zu erheben. Zudem beobachteten wir die Prozesse, um ein Gefühl für das Funktionieren der Organisation zu bekommen und Stärken- sowie Potenziale zu identifizieren.

Dazu setzten wir die Brille der Zuweiser und Patienten auf, richteten den Blick auf die Wartebereiche und auf die Verteilung der Aufgaben. Zudem betrachteten wir die Struktur (Besetzung, Sprechstundenplanung, Raumkonzepte, Raum- und Funktionsprogrammierung etc.), Organisationspläne,  Daten und Dokumente. Dabei behielten wir auch die Raum- und Funktionsplanung für die neuen MVZ-Strukturen im Auge.

Die Ergebnisse der Analyse wurden im Gutachten zusammengefasst. Dieses floss in eine Strategieklausur ein, in der die nötigen Entscheidungen für die weitere Zielplanung von uns moderiert wurden.

Ergebnis

Durch die Ist Analyse konnten wichtige strukturelle Optimierungen der Leitungsstruktur sowie der gesamten Behandlung bestimmt werden. In den Prozessen lagen Verbesserung v.a. in fachübergreifenden Standardisierungen, ohne Besonderheiten der einzelnen Sprechstunden zu negieren. Dies betraf z.B. die Überweisungen und Terminierungen, die Patienten frühmöglich in die passende Versorgung steuern. Als Option zur Verbesserung der Patientenfreundlichkeit wurden einheitliche Ansprachen, Informationen und Lenkungen der Patienten gesehen, die Einführung einer Patienten Hotline und diePatientenführung durch das Klinikgelände.

Die Leitung folgt einer Matrixstruktur mit einem hohen Grad an Interdisziplinarität. Dies erfordert klare Verantwortlichkeiten – auch in Abgrenzung zur akademisch inhaltlichen. Hierzu wurden verschiedene Optionen erarbeitet. Zudem wurde die enge Verzahnung der ärztlichen und pflegerischen Führung empfohlen.

Ergänzend wurden auch Fragen zum Marktauftritt aufgenommen. Da die Niedergelassenen eine starke Bindung zu den einzelnen Fächern aufweisen, wurde kontrovers diskutiert, inwieweit das SPZ als eigene „Marke“ nach außen transportiert werden sollte. Galt es also eher das Dorf oder doch besser die Experten zu profilieren? In der Kommunikation mit den Niedergelassenen mussten z.B. Vorbehalte gegen die MVZ-Strukturen entkräftet werden.

Die einzelnen Empfehlungen wurden in der Strategieklausur kontrovers diskutiert. Zu den wichtigsten Themen wurden Entscheidungen im Konsens herbeigeführt und mit ersten Maßnahmen hinterlegt.

Referenz

Projekt: Ambulanzorganisation im Sozialpädiatrischen Zentrum, Charité Universitätsmedizin Berlin
Ansprechpartnerin: Dr. Helmar Wauer, Kaufmännischer Leiter, Charité
Zeitraum: 2012


Wir berichten laufend über Referenzprojekte aus der Praxis

Alle 3 Monate berichten wir von einem aktuell laufenden oder gerade abgeschlossenen Projekt. Unter unseren Referenzen seit dem Jahr 1999 finden sich mehrere 100 Kliniken. Darauf sind wir sehr stolz. Stolz, weil uns so viele Kliniken Jahr für Jahr ihr Vertrauen bei ihren offenen Fragen rund um den Wandel schenken. Quantität spricht erst einmal für Erfahrung. Sie sagt aber alleine nichts über die Qualität in der Begleitung. Die Branche ist im Umbruch. Das ist unser Element. Dabei bemühen wir uns stetig, aktuelle Beispiele aus unserer Praxis offen zu teilen. Die positiven Beispiele sind es, die einem schnellen Wandels den Boden bereiten. Das offene Mindset ist es, das Menschen verbindet und sie über sich selbst hinaus wachsen lassen kann. Die Haltung des Gebens ist ein Teil der Veränderung selbst, die ankommt. Die Begeisterung unserer Kunden ist unsere Motivation. Darum machen wir genau unseren Job.

Hierarchien, die sich der kritischen Reflexion, dem Feedback und der Entwicklung versperren, geht auf dem Weg der Nachwuchs aus. Andere, die sich zu wenig mit Kommunikation und Führung auseinander setzen, gehen in Konflikten unter. Die neue Generation hat eigene Ideen und bringt diese ein. Sie will Verantwortung, sucht nach Sinn, will gestalten und einen Beitrag leisten. Führungen, die an sich selbst, mit anderen und mit ihren Teams arbeiten, sind die Schlüssel zum Übergang in die neue Zeit. Hierbei mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, Menschen zu neuem Denken und Handeln zu ermutigen, hat mit “klassischer” Beratung wenig gemein. Uns ist wichtig, dass neues Selbstbewusstsein und frisches Leben in Ihrer Organisation entstehen. Entwicklung ist nie zu Ende. Mit Kliniken an den Themen zu arbeiten, die Sie im Innersten berühren, und mit Ihnen durch diese Phase zu gehen, erfüllt uns mit Freude.

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