Aufbau einer Task Force Inhouse Consulting, Vitos Herborn

Referenz Ansprechpartner: Horst Dörner, Leitung Organisation und QM, 2014-2015

Ziel

Immer mehr Fragen der Organisation werden in Zeiten rapiden Wandels in Projekten bearbeitet. So hat sich das Projektmanagement in Kliniken in den letzten Jahren sehr weiterentwickelt. Viele Kliniken haben bereits Strukturen, um Projekte zu bearbeiten. Z.B. in Form von Leitfäden oder gar durch Einrichtung einer zentralen Einheit Projektmanagement (ZPM).

Gerade in größeren Häusern oder Verbünden liegt die Idee nahe, Projekte effektiv von gezielt ausgebildeten Mitarbeitern zu begleiten. Eine Fortführung dieser Idee stellt die Einrichtung einer Task Force Inhouse Consulting dar. Die Mitarbeiter der Einheit fungieren ähnlich wie externe Berater als Experten für Projektmanagement und bestimmte fachliche oder organisatorische Fragen, sind aber interne Mitarbeiter. So kennen sie das Haus, brauchen keine Einarbeitung in die Strukturen und sind mit wichtigen Entscheidern gut vernetzt. Das kann die Einführung von Veränderungen fördern.

Im Projekt bestand die Aufgabe darin, die Task Force Inhouse Consulting zu konzipieren, den Rahmen für die künftige Organisation zu erarbeiten und erste Projekte zu begleiten.

Umsetzung

Zuerst wurden die Fragen klarer umrissen und das Aufgabenprofil der künftigen Inhouse Berater formuliert. In mehreren Sitzungen mit dem künftigen Leiter der Einheit wurde die Konzeption erarbeitet. Relevante Inhalte umfassten z.B.:

• Verankerung im Konzern
• Zusammenarbeit mit den diversen Stellen im Konzern
• Stellenprofil der künftigen Mitarbeiter
• Leistungserfassung und Dokumentation
• Prozesse in der Abteilung
• Reporting und Kennzahlen
• Finanzierung und Ergebnisbeitrag für den Konzern

Ein wichtiger Bereich des Inhouse Consulting ist v.a. die Begleitung von repetitiven Projekten. Bereits vorhandene Regelungen und Vorlagen wurden gesichtet, reflektiert und wo sinnvoll ergänzt bzw. angepasst. Die Arbeitsweise der Inhouse Berater soll sich in Bezug auf Qualität und Professionalität nicht von der externer Beratungen unterscheiden.

Um die Erfahrung aus Projekten strukturiert und systematisch aufzubereiten und für künftige Projekte nutzbar zu machen, wurde zudem das Vorgehen zum Wissensaustausch definiert. Die erarbeiteten Methoden wurden im direkten Praxistest  für ein bereits definiertes Pilotprojekt im Konzern genutzt.

Ergebnis

Erste Inhouse Berater wurden ausgewählt. Anhand der erarbeiteten Konzeption können diese Mitarbeiter rasch in die Abteilung integriert und auf ihre Aufgaben vorbereitet werden. In einem Pilotprojekt können die Mitarbeiter früh erste praktische Erfahrung sammeln. Feedback daraus wird genutzt, um die Prozesse und Strukturen des Inhouse Consulting weiter zu optimieren.

Die Einrichtung der Task Force Inhouse Consulting bietet eine Reihe von Vorteilen für den Konzern:

• Erarbeitetes Wissen und Erfahrungen verbleiben im Konzern.
• Ergebnisse können nachhaltig weiterbetreut und begleitet werden.
• Wissen bleibt in der Organisation gesichert, Best Practices werden an einer zentralen Stelle gesammelt und können durch ein erfahrenes Team auf die Standorte ausgerollt werden.
• Die Inhouse Berater erarbeiten sich ein internes Netzwerk und fördern den standortübergreifenden Informationsaustausch. Auf lange Sicht genießen interne Berater Vertrauen bei den Mitarbeitern.
• Projekte werden durch ein kompetentes und erfahrenes Team betreut, das die Führungen unterstützt.

Die Aufgaben und Kompetenzen des Bereichs können sukzessive weiter ausgebaut werden. Denkbar ist z.B. die Einbindung in den Strategieprozess zur Integration der Abteilungen, die interprofessionelle Neuorganisation von Prozessen, die Begleitung des Aufbaus von Balanced Scorecards oder zentraler Projekt Reportings. Mit breitem  Fach- und Methodenwissen und tiefer Kenntnis der Organisation erarbeiten die Inhouse Consultants Vorschläge für Verbesserungen. Sie wirken als Multiplikatoren und geben ihr Wissen, ihre Erfahrung und im Ideal auch eine positive Haltung zu Lernen und Entwicklung im Unternehmen weiter.

Erfahren Sie noch mehr zum Thema

Edinger, S.; Ruhl, S. (2011): Inhouse Consulting – Ein Modell auch für Krankenhäuser? In: Management & Krankenhaus 12/ 2011, S. 3

Organisationsentwicklung in Kliniken: Inhouse Consulting