Führungskräfteklausur, GRN Gesundheitszentren Rhein-Neckar gGmbH

Referenz Ansprechpartner: Rüdiger Burger, Konzern Geschäftsführer GRN Gesundheitszentren, 2013

Ziel

Anlässlich akuter Fragen an den Schnittstellen zwischen den zentralen und dezentralen Funktionen im Verbund wurde eine zweitägige Klausurtagung geplant. Ziel war es, die Herausforderungen in einer Matrixorganisation zu thematisieren und den Weg für neue Formen der Zusammenarbeit in Projekten zu bereiten.

Die Matrixorganisation ist eine gewollte Überlagerung von Kernfunktionen und Querschnittsprozessen. Dies kann zu strukturellen Konflikten führen, die in einer komplexen Organisation sogar gewollt sind, da sie Such-, Lern- und Kommunikationsprozesse auslösen. In der Tat setzt die Matrix aber eine sehr reife Form der Zusammenarbeit und ein achtsames Miteinander voraus. Die Klausur sollte daher einen hohen Praxisanteil aufweisen und die Führungen in ihrer Zusammenarbeit positiv unterstützen.

Umsetzung

In einer einleitenden Sequenz wurde das eigens für diesen Anlass aktualisierte Organigramm erörtert und die Vor- und Nachteile einer Matrixorganisation aus Sicht der Teilnehmer diskutiert. Es entstand die Erkenntnis, dass die Zusammenarbeit in einer Matrix von den Beteiligten gewisse Reife und Übung benötigt.

Im weiteren Verlauf wurde die Zusammenarbeit an einem konkreten Projekt aus der Klinik reflektiert und durch Feedbacks Verbesserungen gesammelt. Entlang des Projekts aus dem Alltag der Teilnehmer wurden wichtige Punkte der Zusammenarbeit, wie Rollen und Verantwortlichkeiten, Entscheidungen, Delegation sowie Kommunikation bearbeitet. Die Übungen zur Teamentwicklung rundete das Ganze ab.

An kleinen Inputs vermittelten wir simples Rüstzeug für die Projektarbeit. Es folgten jeweils Übungen für den Praxistransfer, mit Fokus auf der Analyse von Bedürfnissen und Klärungen von Rollen im Projekt. Ausgehend von der Übung konnte der Praxistransfer durch die Teilnehmer hergestellt werden. Dann beschäftigten sich die Teilnehmer mit den Fragen der Delegation, Entscheidung und Kommunikation im Projekt. Im Rollenspiel simulierten die Teilnehmer die Moderation einer Lenkungsgruppe aus den eigenen Reihen. Dies wurde im Anschluss von den Beobachtern reflektiert und Regeln für zielfokussierte Sitzungen erarbeitet. Anhand der Videos konnten einzelne Sequenzen detailliert nachbesprochen und Grundsätze für die Kommunikation abgeleitet werden. Sehr spannend war es für viele, die konkrete Wege der Eskalation festzulegen, wenn es nicht rund läuft. Eine Aufstellung des Führungsteams würdigte zum Abschluss Stärken und Ergänzungen im Team.

Ergebnis

Durch den praktischen Fokus auf die Umsetzung ergaben sich viele direkte Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit. Als Nebeneffekt konnten die erarbeiteten Inhalte direkt für ein anstehendes Projekt genutzt werden. Zudem setzten sich die Führungen mit den Herausforderungen der Matrix und  mit Ansätzen der Konfliktklärung auseinander. Das Training vermittelte den Teilnehmern die Sicherheit, mit einem gefüllten Methodenkoffer gut ausgerüstet zu sein. Zudem stärkte die Teammaßnahme die Wertschätzung und Offenheit in der Führungsriege. Das Training wurde so von allen Teilnehmern als sehr positiv bewertet.