Großgruppen Strategieklausur, Universitätsmedizin Mainz

Referenz Ansprechpartner: Prof. Dr. Norbert Pfeiffer, Vorstandsvorsitzender und medizinischer Vorstand, Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz, Großgruppen 2015, 2019-2022

Ziel Großgruppen Strategieklausur

Der Vorstand der Universitätsmedizin Mainz plante 2020 seine Einrichtungsleiter der universitären Kliniken, Forschungseinrichtungen und Institute in einer zweitägigen Großgruppen Strategieklausur eng in die Strategieplanung der Universitätsmedizin einzubinden. Damit wollte er den 2015 aufgenommenen Prozess fokussiert fortsetzen. Doch schon nach dem ersten Großgruppenformat im Januar 2020 war dann an die weitere Durchführung dieser Formate wegen Corona nicht mehr zu denken. So dass nun 2022 eine Neuauflage der Großveranstaltung unter unserer Moderation stattfand. 

Umsetzung in der Großgruppen Strategieklausur

Entscheidungen in Großgruppen in der Universitätsmedizin

Die Vorbereitungen für die Veranstaltungen erfolgten 2020 sowie 2022 ganz ähnlich. Zunächst wurden mit dem Vorstandsteam die Themen und Entscheidungsrahmen für die Veranstaltung festgelegt und Themenverantwortliche für die Vorbereitung benannt. Diese wurden individuell in der Vorbereitung der Inhalte und Formate über etwa 4 Monate unterstützt. Wir sicherten über die Diskussion der Inhalte mit den Themenverantwortlichen ab, dass stimmige Schwerpunkte für die strategischen Ziele ausgearbeitet wurden. Zudem begleiteten wir die Darstellung der Kurzimpulse und Vorträge. Diese Vorarbeit ist für die Veranstaltung dieser Tragweite in Großgruppen unbedingt nötig. Sie lieferte die Basis für fruchtbare Diskussionen und Reflexionen der Inhalte mit den ca. 80 Teilnehmern.

Die inhaltliche Vorbereitung ist entscheidend, um das Plenum in der knappen verfügbaren Zeit zu fundierten Entscheidungen als Großgruppen zu moderieren. Mit diesen Vorarbeiten erstellten wir ein Drehbuch für den Ablauf der Klausur. Dabei sind u.a. die Fokussierung auf relevante Inhalte, die passenden Formate zum Transport der Inhalte und eine für den Erkenntnisprozess stimmige Reihenfolge der Inhalte wichtig. So sind z.B. kontrovers zu diskutierende Themen am 2. Tag besser zu entscheiden, da das Führungsteam über die Prozesse am Vortag bereits zusammen gewachsen ist. So ist der Rahmen für eine zum Entscheiden nötige entspannte und vertrauensvolle Atmosphäre besser zu gewährleisten. Dazu trägt auch der Austausch am Abend über das gemeinsame Abendprogramm und die Übernachtungen der Teilnehmer am Ort der Veranstaltung bei.

Klausurtage mit Großgruppen aus dem Topmanagement der Universitätsmedizin Mainz

Die Klausurtagung startete mit einem einführenden Impuls des Vorstandsvorsitzenden, der die Gesamtorientierung gab. In schneller Folge wurden dann Impulse der Arbeitsgruppen unter Leitung der Themenverantwortlichen im Plenum diskutiert, entschieden und für die Umsetzung die ersten Schritte festgelegt. So wurden relevante Themen für die kommenden Monate auf viele Schultern verteilt. Dabei bauten wir Tempo- und Methodenwechsel zwischen eher an Input orientierten und aktivierenden Formaten ein. So wird es den Teilnehmern erleichtert, sich mit voller Präsenz den ganzen Tag über aktiv einzubringen.

Die Klausurtagung 2020 wurde visuell durch ein graphic recording begleitet. Dabei werden die diskutierten Inhalte in Echtzeit auf einer Großleinwand grafisch festgehalten. Die professionellen Zeichnungen geben einen Überblick über die Tagung und bilden zugleich einzelnen Szenen, Atmosphäre und Stimmung ab. Dass das Poster vor den Augen der Teilnehmer entstand, belebte das den Prozess. Das Poster diente in der weiteren Umsetzung zugleich als visuelle Erinnerung, die die Eindrücke der Tagung mit ihren Inhalten verbindet. In den Pausen wurden die Skizzen von den Teilnehmern bewundert und mit dem Zeichner diskutiert und so auch aus der Außenperspektive auf die Inhalte geschaut. Am Ende des 1. Tages waren schon beachtliche Inhalte und Entscheidungen entstanden und den Teilnehmern unmittelbar vor Augen geführt.

Ergebnis Großgruppen Strategieklausur

2020 entstand ein breiter Konsens über die Ziele und deren Umsetzung unter den Einrichtungsleitern. Die Erfahrung, eine überzeugende Strategie in Großgruppen mit vielen klugen Köpfen zu verfolgen und gemeinsam zu Entscheidungen zu kommen, stärkte die Beteiligten. Obwohl im weiteren Verlauf der Corona Jahre 2020/21 die Durchführung weiterer Strategieklausuren in diesem Umfang nicht möglich war, war die Energie enorm, gemeinsam an den neuen Herausforderungen zu arbeiten und die Strategie im Blick zu behalten. Durch die regelmäßige Auseinandersetzung mit der Strategie und ihrer Umsetzung schärfte sie sich über die beiden Jahre. Gerade auch in der Nachbereitung der Strategieklausur 2020 haben die Teilnehmer Maßnahmen entwickelt, die auf die Gesamtstrategie der Universitätsmedizin einzahlen. Zudem wurden regelmäßig Fortschritte und Ergebnisse gemonitort.

Das bewährte Vorgehen in Großgruppen wurde bewusst 2022 beibehalten. Die Strategie, die sich in der Umsetzung konkretisiert und mit Leben gefüllt hat, zeigt im Rückblick die erreichten Meilensteine im Strategieprozess trotz Corona Krise auf. Dabei werden gerade drängende Themen unserer Zeit in den Blick genommen, die in die gesellschaftliche Verantwortung als Universitätsklinikum münden.