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Referenz Ansprechpartner: PD Dr. Thomas Klöss, Ärztlicher Direktor und Vorsitzender des Vorstands, 2012-2013

Ziel Zentrales Projektmanagement

Zur Koordination der vielen laufenden Projekte und strategischen Maßnahmen wurden am Universitätsklinikum Halle (UKH) die Neukonzeption der Stabstelle „Zentrales Projektmanagement (ZPM)“ initiiert. Eine fehlende Projektkultur, fehlende interne Kompetenz zur Arbeit in Projekten sowie das Tagesgeschäft behinderten die effiziente und zügige Umsetzung aller Projekte. Nach einem personellen Wechsel war die Stabsstelle ZPM des Ärztlichen Direktors Ende 2012 für 4 Monate vakant und wurde durch uns interimsweise besetzt. Da die verschärfte wirtschaftliche Situation zahlreiche kostensenkende sowie struktur- und strategiebildenden Maßnahmen zur Verbesserung des Ergebnisses forderte, war der Handlungsdruck hoch.

In dem Rahmen wurde v.a. das Ziel verfolgt, die Organisation von Projekten neu aufzusetzen. Projekte mit wirtschaftlicher Relevanz für das Klinikum sollten weiterentwickelt und durch mehr Fokus zügig erfolgreich abgeschlossen werden.

Umsetzung Zentrales Projektmanagement

Im ersten Schritt wurde die Projektlandschaft aus ca. 140 laufenden Projekten in den Kliniken und Bereichen konsequent ausgedünnt. Dabei wurde zunächst analysiert, ob es sich überhaupt um Projekte handelt. Lose Arbeitsgruppen, Maßnahmen und Routine Aufgaben wurden aus der Projektlandschaft entfernt und in andere Strukturen überführt.

Im zweiten Schritt wurden die Projekte priorisiert. Projekte ohne wirtschaftliche Relevanz bzw. ohne strategische Bedeutung wurden temporär oder ganz eingestellt. Die verbliebenen Projekte wurden bewertet und in zwei Kategorien – Vorstands- und Bereichsprojekte – klassifiziert. Alle Projekte mit ähnlichen Zielen und Inhalten wurden zu Programmen gebündelt, um die nötige Abstimmung untereinander zu sichern. Beim Vorstand angesiedelt sind seitdem nur noch Projekte, die erheblichen Beitrag zur Wirtschaftlichkeit des UKH leisten bzw. Klinik übergreifend von strategischer Bedeutung sind. Bereichsprojekte umfassen nun solche, die in den Kliniken und Bereichen selbst strukturiert geführt werden.

Im dritten Schritt wurden die für die Vorstands- bzw. Bereichsprojekte zu nutzenden Werkzeuge und Reporte definiert, um die Ressourcen der oberen Leitungen und des ZPM fokussierter zu nutzen. Zudem wurden ein Leitfaden für das Projektmanagement sowie zentrale Vorlagen entwickelt. Diese wurden den Projektleitern vorgestellt. In Regelterminen zwischen ZPM und den Projektleitern werden Projektinhalte diskutiert und die Projektleiter im Management der Projekte individuell gecoacht. Auch ein Schulungskonzept wurde entwickelt, um in regelmäßigen Einarbeitungen und Vertiefungen sowie kollegiale Beratungen im Rahmen des Projektmanagements anzubieten.

Ergebnis Zentrales Projektmanagement

Nach vier Monaten konnte die Projektlandschaft konsolidiert und auf ein Drittel der Projekte mit hoher Relevanz reduziert werden. Für die künftige Projektarbeit wurde eine Struktur erarbeitet, die ein stringentes Management der Projekte und Programme durch definierte Rollen und Aufgaben sichert. Die Projektleiter wurden in ihrer Rolle geschult und mit der künftigen Arbeitsweise sowie den Vorlagen vertraut gemacht. Auch konnten einige Vorstandsprojekte durch konsequente Projektarbeit im Zeitraum zum Abschluss gebracht werden. Das schönste Ergebnis war das Feedback vieler Projektleiter, die die Unterstützung eines ZPM als kritischen Erfolgsfaktor für das Vorankommen ihres Projektes würdigten und so neue Motivation für ihre Projektarbeit gewinnen konnten. 

Referenz

ProjektInterim Management Zentrales Projektmanagement, Universitätsklinikum Halle (Saale)
Ansprechpartner: PD Dr. Thomas Klöss, Ärztlicher Direktor und Vorsitzender des Vorstands
Zeitraum: 2012-2013

Vielen, vielen Dank für Ihre wunderbare Unterstützung. Es war mir eine Freude, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Sie haben zum richtigen Zeitpunkt wesentliche Dinge hier am UKH nach vorne gebracht!

Zitat Projektleiter OP-Reorganisation