Management Tagung, Universitätsmedizin Oldenburg

Referenz Ansprechpartner: Herr Rainer Schoppik, kaufmännischer Vorstand, Universitätsmedizin Oldenburg, 2020

Ziel

Der Vorstand der Universitätsmedizin Oldenburg plant seit 2019 jährlich mit den Chefärzten, Pflege- und Bereichs- Leitungen eine auswärtige Management Tagung über 2 Tage. 2020 stand v.a. das Restrukturieren des Klinikums im Fokus. Gerade in solchen fordernden Zeiten ist die Einigkeit der oberen Führungskräfte des Hauses zentral. So kann die Intelligenz der Vielen genutzt und auf ein gemeinsames Ziel hin Veränderungen in die Praxis umgesetzt werden.

Umsetzung Klinikum Oldenburg

Strukturelle Veränderung ist das Ergebnis einer unternehmerischen Entscheidung unter Ungewissheit. Zusammen mit dem Vorstand wurden in diesem Bewusstsein die Themen für die Tagung festgelegt. Dann wurden Verantwortliche den einzelnen Themen zugeordnet. Ihre Aufgabe war es, im Vorfeld der Tagung Lösungsvorlagen zu erarbeiten. So vorbereitet lassen sich dann in der Strategieklausur Tagung diverse Entscheidungen eher konsentieren. Sie benannten ihrerseits weitere Personen für die Ausarbeitung. Die so gebildeten Gruppen wurden von uns individuell in der Vorbereitung der Inhalte und Formate über einen Zeitraum von ca. 2 Monaten begleitet. Die Gruppen diskutierten intensiv die Inhalte und setzten im Hinblick auf das Ziel stimmige Schwerpunkte. Sie erarbeiteten kurze Impulse und Vorträge. Deren Verständlichkeit, Länge und Darstellung wurde dann abschließend reflektiert.

Darauf aufbauend erstellten wir ein konkretes Drehbuch für den Ablauf der Strategieklausur Tagung. Den Fokus legten wir darauf, die Weichen in zentralen Zukunftsthemen zu stellen. Der Prozess folgte einem stimmigen aufeinander Aufbauen der strategischen Themen. So wurden alle Bereiche integriert. Wir wechselten Formate zur Diskussion und zur Ergebnisfindung bewusst ab. So sind z.B. kontrovers zu diskutierende Themen am 2. Tag besser zu entscheiden. Das Führungsteam ist dann nämlich über den Vortag bereits enger inhaltlich zusammen gewachsen und die Atmosphäre ist bereits entspannter und vertrauensvoller. Auch ist es uns wichtig, zwischen Input und aktivierenden Formaten abzuwechseln. So kann es didaktisch den Teilnehmern erleichtert werden, sich selbst mit voller Präsenz über die ganze Tagung einzubringen.

Die Tagung war mit auswärtiger Übernachtung fernab der Klinik organisiert.

So war es ein erstes beruhigendes Ergebnis für die Beteiligten: Das Klinikum bewältigte den Betrieb ohne die ganze oberen Führungsebene selbstorganisiert parallel sehr gut. Über die Tagung sorgten die Methodenwechsel für eine Balance zwischen Klarheit zum Ernst der Lage und Motivation. Es wuchs ein „gemeinsam schaffen wir das“. Die Vorarbeiten ermöglichten eine hohe Schlagzahl an Impulsen und Entscheidungsfragen. Dabei wurde den Teilnehmenden in der Management Tagung gut aufbereitete Informationen und Transparenz zu diesen Themen geliefert. Dies war die Basis für einen weiter führenden fruchtbaren Austausch der unterschiedlichsten Perspektiven. Und ebenso war es die Basis für eine gute Reflexion und Weiterentwicklung der Inhalte. Die gemeinsame Verantwortung der weiteren Weichenstellung war jedem bewusst.

So gelang es, gemeinsam in zwei Tagen Klausur unter den Spielregeln der Sanierung einiges auf die Beine zu stellen. Zum einen  wurden klare Strategien und Maßnahmen für das Steigern der Erlöse und das Senken der Kosten verabschiedet. Zum anderen wurden viele weitere zentrale Themen behandelt: Personal als gemeinsame Führungsaufgabe, Perspektiven in der Universitätsmedizin, Weiterentwicklung der Führungsstrukturen in organisatorischen Zentren und medizinischen Profilzentren und das Etablieren des Notfallzentrums Oldenburg. Nach den offenen Diskussionen wurden jeweils Entscheidungen orientiert an der qualifizierten Mehrheit getroffen. Und nicht zuletzt leitete das Führungsteam miteinander Maßnahmen und gemeinsame Statements  zu den verschiedenen Themen ab.

Ergebnis

Die Tagung vertiefte das Kennenlernen und Verständnis gegenseitiger Perspektiven und das gemeinsame Commitment. Es wurde – bei aller Härte der Themen – viel miteinander gelacht und ein gemeinsames „Wir“ geschaffen. Themenauswahl, Vorbereitung der Gruppen und die entstandenen konkreten Fahrpläne wurden sehr gelobt. Zugleich wurden die Offenheit der Beteiligten sowie der Informations- und Austauschcharakter der Veranstaltung gewürdigt. Es entstand das gute Gefühl, sich aufeinander verlassen zu können, sich zu unterstützen und selbst das Ruder in die Hand zu nehmen. Mit Zuversicht und dem Wunsch, diese Welt des Miteinanders in den Alltag zu transportieren sowie mit einem Save-the-Date für Januar 2021 wurde die Veranstaltung beendet.

Im Nachgang war jeder Fachbereich in der Lage, auf die Strategie des Hauses passend gezielte Maßnahmen für die eigene Abteilung abzuleiten. Dann kam Corona und die stringenten Planungen wurden durchkreuzt. Eine Weiterführung der Managementtagungen im Großgruppenformat musste mittlerweile nun bis 2022 zurück gestellt werden.