Managementtage zur Matrixstruktur, Klinikum Weser-Egge

Referenz Ansprechpartner der Managementtage: Christian Jostes, Geschäftsführer KHWE Katholische Hospitalvereinigung Weser-Egge, 2020

 

Ziel der Matrixstruktur

Die Geschäftsführung des Klinikums Weser-Egge plante Führungsstrukturen im Klinikum zu modernisieren – von der Linie zur Matrix. Die Implementierung neuer Standortleitungen sollte Entscheidungen an Knotenpunkten in „abgestimmter Dezentralität“ stärken. Dies hat Auswirkungen auf künftigen Dachstrukturen im Verbund. Das neue Organigramm ist nun auszugestalten und mit Leben zu füllen (z.B. Aktualisierung Kommunikationsmatrix, Geschäftsverteilungspläne usw.). Dieser Prozess sollte jedoch nicht hinter verschlossenen Türen stattfinden, sondern eine breite Einbeziehung des Führungsteams in mehreren Stufen ermöglichen.

Zu diesem Zweck hat die Geschäftsführung die Vorbereitung und Moderation von zwei Managementtagen für das Top-Managementteam des Klinikums beauftragt. Die Tagung zielt darauf ab, eine gemeinsame Basis für die nötigen Veränderungen zu schaffen und einen gemeinsamen Weg einzuschlagen. Dabei soll ein gemeinsamer Blick auf Struktur, Führung und Kommunikation geworfen, das Team gestärkt und durch einen breiten Konsens die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen erleichtert werden.

Umsetzung

Vorbereitung der Managementtage

In Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung wurden die Themen für die beiden Tage festgelegt und Verantwortliche für die Vorbereitung benannt. Diese wurden individuell bei der Erstellung der Inhalte und Formate gecoacht. Durch die Diskussion der Inhalte mit den Verantwortlichen wurde sichergestellt, dass die Schwerpunkte im Einklang mit dem Ziel gesetzt wurden. Zudem wurde auf Verständlichkeit, Länge und Darstellung der Kurzimpulse und Vorträge geachtet. Diese Vorarbeit war für eine Veranstaltung dieser Tragweite unerlässlich, um den Teilnehmenden eine solide Grundlage für anschließende fruchtbare Diskussionen und Reflexionen der Inhalte zu bieten.

Basierend auf der Vorarbeit mit den Verantwortlichen wurde ein detailliertes Drehbuch für den Ablauf der Managementtage erstellt. Dabei war es entscheidend, die richtigen Inhalte zu fokussieren, die geeigneten Formate zur Vermittlung der Inhalte auszuwählen und eine sinnvolle Reihenfolge für den Erkenntnisprozess festzulegen. Kontrovers diskutierbare Themen werden in der Regel am zweiten Tag besser behandelt, da das Team bereits enger zusammengewachsen ist und eine entspannte und vertrauensvolle Atmosphäre herrscht. Es ist auch wichtig, zwischen inputorientierten und aktivierenden Formaten abzuwechseln, um es den Teilnehmern zu erleichtern, sich den ganzen Tag über aktiv einzubringen.

1. Klausurtag

Nach einer persönlichen Vorstellung starteten die Managementtage mit einem Impulsvortrag des Geschäftsführers zu einer zukunftsfähigen Führungsstruktur. Dabei wurde v.a. die Verknüpfung von Führung, Struktur und Kommunikation auf normativer, strategischer und operativer Ebene herausgearbeitet. Das sollte nach den Reflexionen in der Managementtagung in ein Führungskonzept zusammengefasst und gemeinsam umgesetzt werden. Zunächst positionierten sich Teilnehmer dann im Raum zur Frage „Wo stehe ich im Veränderungsprozess“. So gelang es, ein Bild über den Stand und die Sorgen aller Beteiligten zu erhalten und gleichzeitig zu erheben, was aus Sicht der Teilnehmenden noch fehlt, um gut in die Veränderung gehen zu können. Der Vormittag des ersten Tages bildete damit die Eckpunkte für den weiteren Verlauf und setzte einen ersten Anker im Veränderungsprozess.

Eine erste Feedback Runde zeigte, dass die Teilnehmer sich abgeholt fühlten und in den weiteren Prozess einsteigen wollten. Am Nachmittag tauschten die Teilnehmer in gemeinsamer Bewegung ihre Gedanken weiter aus. Über eine Teamübung leiteten die Teilnehmer dann wichtige Lernerfahrungen von Teamarbeit und Führung ab. Bevor Gedanken zu künftigen Entscheidungsprozessen gemeinsam erörtert wurden, wie

• Was ist für uns in der Leitung ein gemeinsam guter Weg zur Entscheidung?
• Wie kommen wir im Prozess zügig zu gemeinsamen Entscheidungen?

Anhand von vorbereiteten Use Cases wurden dazu konkrete Lösungen und Maßnahmen erarbeitet, die nach der Tagung in die Umsetzung gebracht werden sollen. Zum Abschluss trugen die Teilnehmenden ihr Selbstverständnis von Führung und entlang eines konkreten Fragenkataloges ihre Erkenntnisse des Tages zusammen.

 

Grafic Recording der Managementtage

Die gesamte Klausurtagung wurde visuell durch ein graphic recording begleitet. Dabei werden die diskutierten Inhalte in Echtzeit auf einer riesigen Leinwand grafisch mitdokumentiert. Die professionellen Zeichnungen geben zugleich einen Überblick über die Gesamttagung wie sie auch durch Reinzoomen in einzelnen Szenen Detailinhalte abbilden. Da das Poster vor den Augen der Teilnehmer entsteht, belebt das zusätzlich die Inhalte. Und für den weiteren Umsetzungstransfer wird zugleich eine visuelle Erinnerungsbrücke gebaut, die Eindrücke der Tagung mit ihren Inhalten verbindet. In den Pausen wurden die entstandenen Zeichnungen von den Teilnehmern bewundert, die Eindrücke des Zeichners diskutiert und damit aus einer weiteren Außenperspektive auf die Inhalte geschaut. Am Ende des ersten Tages waren schon beachtliche Inhalte zu bewunden und zeigte: Es ist viel erarbeitet worden.

2. Klausurtag zur Matrixstruktur

Die Matrixstruktur der Führung hält wenig von Status. Sie sorgt sich um Netzwerkstrukturen und verteilt Führung an Knotenpunkte höchster Expertise. Damit aber stellt sie gegenüber der Linienorganisation hohe Anforderungen an die Reife der Organisation. V.a. in puncto Kommunikation, Abstimmung, Entscheidung und Eigenverantwortung. Der zweite Tag starteten wir in einem  auf Großgruppenmoderation abgestellten Diskussionsformat rund um die neue Kommunikationsmatrix und der Selbstreflexion des bisherigen Kommunikations- und Sitzungsverhaltens. Hierzu konnten dann bereits neue Regelungen und Festlegungen einstimmig verabschiedet werden. Anschließend gaben sich die Teilnehmenden in einer Speedback Runde gegenseitig stärkenorientiertes Feedback. Dieses eher ungewohnte Feedback schaffte erneut einen verbindenden Effekt im Führungsteam.

Nachdem das Team an den zwei Tagen gemeinsame Schritte im Veränderungsprozess gegangen war, wurde es zum Abschluss der zwei Tage dann noch ganz praktisch und handfest. Es konnten bereits relevante Themen für die kommenden Monate auf viele Schultern verteilt werden.

Ergebnis

Die ersten Schritte in die neuen Führungsstruktur wurden in der Klausurtagung gegangen. Die Idee und ein gemeinsamer Wille sind im Führungsteam angekommen. Es wurde breiter Konsens über die Ziele und deren Umsetzung erreicht. Die unmittelbaren Ergebnisse der beiden Managementtage spiegeln sich im Stimmungsbild wider.

Dazu hier ein Auszug:

• Wir haben uns viel besser kennen gelernt, das wird die Umsetzung vereinfachen.
• Das Poster [vom graphic recording] bildet unseren gemeinsamen Aufbruch schon ab.
• Die Zeit zum Rausziehen und Weiterentwickeln in den zwei Tagen ist wertvoll. Ich nehme einen Spirit bei jedem einzelnen wahr und freue mich auf das Loslegen.
• Gute Konzeptübersicht bekommen, Feedback und gute Diskussion im Fish Bowl.
• Führung und Struktur aus unterschiedlichen Perspektiven bewusst geworden: ich kann daraus viel mitnehmen.
• Gehe gestärkt und mit neuem Horizont aus der Veranstaltung…