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Managementtage, Klinikum Weser-Egge

von Mrz 30, 2021Aus der Praxis

Referenz Ansprechpartner: Christian Jostes, Geschäftsführer KHWE Katholische Hospitalvereinigung Weser-Egge, 2020

 

Ziel

Die Geschäftsführung des Klinikums Weser-Egge plante moderne Führungsstrukturen im Klinikum weiterzuentwickeln – von der Linie zur Matrix. Die Implementierung neuer Standortleitungen zur Stärkung „abgestimmter Dezentralität“ von Entscheidungen auf Knotenpunkte hat Auswirkungen auf die Weiterentwicklung der Dachstrukturen im Verbund. Das neue Organigramm ist nun auszugestalten und mit Leben zu füllen (z.B. Aktualisierung Kommunikationsmatrix, Geschäftsverteilungspläne usw.).

Das aber sollte nicht im stillen Kämmerlein passieren, sondern unter breiter Einbeziehung des Führungsteams über mehrere Stufen. Hierzu beauftragte die Geschäftsführung die Gestaltung und Moderation zweier Managementtage für das Top Managementteam des Klinikums. Mit der Tagung sollte eine gemeinsame Basis für die notwendigen Veränderungen geschaffen und ein gemeinsamer Weg begangen werden. Dabei sollte ein gemeinsamer Blick auf Struktur, Führung und Kommunikation gelegt, das Team als solches gestärkt und über einen breiten Konsens die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen gebahnt werden.

 

Umsetzung

Zusammen mit der Geschäftsführung wurden die Themen für die zwei Tage festgelegt und Themenverantwortliche für die Vorbereitung benannt. Diese wurden individuell in der Vorbereitung der Inhalte und Formate gecoacht. Über die Diskussion der Inhalte mit den Themenverantwortlichen sicherten wir ab, dass im Hinblick auf das Ziel stimmige Schwerpunkte gesetzt wurden. Zudem achten wir auf Verständlichkeit, Länge und Darstellung der Kurzimpulse und Vorträge. Diese Vorarbeit war für die Veranstaltung dieser Tragweite unbedingt nötig, um den Teilnehmenden eine gute Basis für anschließende fruchtbare Diskussionen und Reflexionen der Inhalte zu liefern.

Aufbauend auf den Vorarbeiten mit den Themenverantwortlichen erstellten wir ein detailliertes Drehbuch für den Ablauf der Managementtage. Entscheidend sind u.a. die Fokussierung der richtigen Inhalte, die richtigen Formate für das Transportieren der Inhalt zu wählen und eine für den Erkenntnisprozess gute Reihenfolge festzulegen. So sind z.B. kontrovers zu diskutierende Themen meistens am zweiten Tag besser zu entscheiden, da das Team über den Vortag bereits enger zusammengewachsen ist und dann die nötige entspannte und vertrauensvolle Atmosphäre herrscht. Auch ist es wichtig, zwischen eher an Input orientierten und aktivierenden Formaten abzuwechseln, um es den Teilnehmern zu erleichtern, sich selbst mit voller Präsenz über den ganzen Tag einzubringen.

Nach einer persönlichen Vorstellung starteten die Managementtage mit einem Impulsvortrag des Geschäftsführers zu den Vorstellungen zukunftsfähiger Führungsstruktur. Dabei wurde v.a. die Verknüpfung von Führung, Struktur und Kommunikation auf normativer, strategischer und operativer Ebene herausgearbeitet. Das sollte nach den Reflexionen in der Managementtagung in ein neues Führungskonzept zusammengefasst und gemeinsam umgesetzt werden. Zunächst positionierten sich Teilnehmer dann im Raum zur Frage „Wo stehe ich im Veränderungsprozess“. So gelang es, ein Bild über den Stand, die Sorgen und Ängste aller Beteiligten zu erhalten und gleichzeitig zu erheben, was aus Sicht der Teilnehmenden noch fehlt, um gut in die Veränderung gehen zu können.

Der Vormittag des ersten Tages bildete damit die Eckpunkte für den weiteren Verlauf und setzte einen ersten Anker im Veränderungsprozess. Eine erste Feedback Runde zeigte, dass alle Teilnehmer sich gut abgeholt fühlten und in den weiteren Prozess einsteigen wollten. Nach dem Mittagessen tauschten die Teilnehmer in gemeinsamer Bewegung ihre Gedanken individuell miteinander aus. So konnte das am Vormittag Gehörte vertieft und zugleich einem Mittagsloch entgegengewirkt werden. Über eine Teamübung leiteten die Teilnehmer dann wichtige Lernerfahrungen von Teamarbeit und Führung ab. Bevor dann Gedanken zu künftigen Entscheidungsprozessen gemeinsam erörtert wurden, wie

  • Was ist für uns in der Leitung ein gemeinsam guter Weg zur Entscheidung?
  • Wie kommen wir im Prozess zügig zu gemeinsamen Entscheidungen?

Anhand von vorbereiteten Use Cases wurden dazu konkrete Lösungen und Maßnahmen erarbeitet, die nach Abschluss der Tagung in die Umsetzung gebracht werden sollen. Zum Abschluss des Tages trugen sich die Teilnehmenden zum Thema Selbstverständnis von Führung entlang eines konkreten Fragenkataloges ihre Erkenntnisse des Tages in Kleingruppen zusammen und teilten diese im Plenum.

Grafic Recording Managementtage

Die gesamte Klausurtagung wurde visuell durch ein graphic recording begleitet. Dabei werden die diskutierten Inhalte in Echtzeit auf einer riesigen Leinwand grafisch mitdokumentiert. Die professionellen Zeichnungen geben zugleich einen Überblick über die Gesamttagung wie sie auch durch Reinzoomen in einzelnen Szenen Detailinhalte abbilden. Da das Poster vor den Augen der Teilnehmer entsteht, belebt das zusätzlich die Inhalte. Und für den weiteren Umsetzungstransfer wird zugleich eine visuelle Erinnerungsbrücke gebaut, die Eindrücke der Managementtagung mit ihren Inhalten verbindet. In den Pausen wurden die entstandenen Zeichnungen von den Teilnehmern bewundert, die Eindrücke des Zeichners diskutiert und damit aus einer weiteren Außenperspektive auf die Inhalte geschaut. Am Ende des ersten Tages waren schon beachtliche Inhalte zu bewundern, was gleichzeitig das Gefühl bei den Teilnehmenden stärkte, viel erarbeitet zu haben.

Die Matrixstruktur der Führung hält wenig von Status. Sie sorgt sich um Netzwerkstrukturen und verteilt Führung an Knotenpunkte höchster Expertise. Damit aber stellt sie gegenüber der Linienorganisation hohe Anforderungen an die Reife der Organisation – v.a. in puncto Kommunikation, Abstimmung und Entscheidung und Eigenverantwortung. Der zweite Tag starteten wir in einem  auf Großgruppenmoderation abgestellten Diskussionsformat rund um die neue Kommunikationsmatrix und der Selbstreflexion des bisherigen Kommunikations- und Sitzungsverhaltens. Hierzu konnten dann bereits neue Regelungen und Festlegungen einstimmig verabschiedet werden. Anschließend gaben sich die Teilnehmenden in einer Speedback Runde gegenseitig stärkenorientiertes Feedback. Dieses eher ungewohnte Feedback schaffte erneut einen verbindenden Effekt im Führungsteam. Nachdem das Team an den zwei Tagen gemeinsame Schritte im Veränderungsprozess gegangen war, wurde es zum Abschluss der zwei Tage dann noch ganz praktisch und handfest. Es konnten bereits relevante Themen für die kommenden Monate auf viele Schultern verteilt werden.

 

Ergebnis

Die ersten Schritte in die neuen Führungsstruktur wurden in der Klausurtagung gegangen. Die Idee und ein gemeinsamer Wille sind im Führungsteam angekommen. Es wurde breiter Konsens über die Ziele und deren Umsetzung erreicht. Die unmittelbaren Ergebnisse der beiden Managementtage spiegeln sich im Stimmungsbild wider.

Dazu hier ein Auszug:

  • Wir haben uns viel besser kennen gelernt, das wird die Umsetzung vereinfachen.
  • Das Poster [vom graphic recording] bildet unseren gemeinsamen Aufbruch schon ab.
  • Die Zeit zum Rausziehen und Weiterentwickeln in den zwei Tagen ist wertvoll. Ich nehme einen Spirit bei jedem einzelnen wahr und freue mich auf das Loslegen.
  • Gute Konzeptübersicht bekommen, Feedback und gute Diskussion im Fish Bowl.
  • Führung und Struktur aus unterschiedlichen Perspektiven bewusst geworden: ich kann daraus viel mitnehmen.
  • Gehe gestärkt und mit neuem Horizont aus der Veranstaltung…

Referenz

ProjektManagementtage, Klinikum Weser-Egge
Ansprechpartner: Christian Jostes, Geschäftsführer KHWE Katholische Hospitalvereinigung Weser-Egge
Zeitraum: 2020


Wir berichten laufend über Referenzprojekte aus der Praxis

Alle 3 Monate berichten wir von einem aktuell laufenden oder gerade abgeschlossenen Projekt. Unter unseren Referenzen seit dem Jahr 1999 finden sich mehrere 100 Kliniken. Darauf sind wir sehr stolz. Stolz, weil uns so viele Kliniken Jahr für Jahr ihr Vertrauen bei ihren offenen Fragen rund um den Wandel schenken. Quantität spricht erst einmal für Erfahrung. Sie sagt aber alleine nichts über die Qualität in der Begleitung. Die Branche ist im Umbruch. Das ist unser Element. Dabei bemühen wir uns stetig, aktuelle Beispiele aus unserer Praxis offen zu teilen. Die positiven Beispiele sind es, die einem schnellen Wandels den Boden bereiten. Das offene Mindset ist es, das Menschen verbindet und sie über sich selbst hinaus wachsen lassen kann. Die Haltung des Gebens ist ein Teil der Veränderung selbst, die ankommt. Die Begeisterung unserer Kunden ist unsere Motivation. Darum machen wir genau unseren Job.

Hierarchien, die sich der kritischen Reflexion, dem Feedback und der Entwicklung versperren, geht auf dem Weg der Nachwuchs aus. Andere, die sich zu wenig mit Kommunikation und Führung auseinander setzen, gehen in Konflikten unter. Die neue Generation hat eigene Ideen und bringt diese ein. Sie will Verantwortung, sucht nach Sinn, will gestalten und einen Beitrag leisten. Führungen, die an sich selbst, mit anderen und mit ihren Teams arbeiten, sind die Schlüssel zum Übergang in die neue Zeit. Hierbei mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, Menschen zu neuem Denken und Handeln zu ermutigen, hat mit “klassischer” Beratung wenig gemein. Uns ist wichtig, dass neues Selbstbewusstsein und frisches Leben in Ihrer Organisation entstehen. Entwicklung ist nie zu Ende. Mit Kliniken an den Themen zu arbeiten, die Sie im Innersten berühren, und mit Ihnen durch diese Phase zu gehen, erfüllt uns mit Freude.

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