Managementtage, Klinikum Weser-Egge

Referenz Ansprechpartner: Christian Jostes, Geschäftsführer KHWE Katholische Hospitalvereinigung Weser-Egge, 2020

 

Ziel

Die Geschäftsführung des Klinikums Weser-Egge plante moderne Führungsstrukturen im Klinikum weiterzuentwickeln – von der Linie zur Matrix. Die Implementierung neuer Standortleitungen zur Stärkung „abgestimmter Dezentralität“ von Entscheidungen auf Knotenpunkte hat Auswirkungen auf die Weiterentwicklung der Dachstrukturen im Verbund. Das neue Organigramm ist nun auszugestalten und mit Leben zu füllen (z.B. Aktualisierung Kommunikationsmatrix, Geschäftsverteilungspläne usw.).

Das aber sollte nicht im stillen Kämmerlein passieren, sondern unter breiter Einbeziehung des Führungsteams über mehrere Stufen. Hierzu beauftragte die Geschäftsführung die Gestaltung und Moderation zweier Managementtage für das Top Managementteam des Klinikums. Mit der Tagung sollte eine gemeinsame Basis für die notwendigen Veränderungen geschaffen und ein gemeinsamer Weg begangen werden. Dabei sollte ein gemeinsamer Blick auf Struktur, Führung und Kommunikation gelegt, das Team als solches gestärkt und über einen breiten Konsens die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen gebahnt werden.

 

Umsetzung

Vorbereitung

Zusammen mit der Geschäftsführung wurden die Themen für die zwei Tage festgelegt und Themenverantwortliche für die Vorbereitung benannt. Diese wurden individuell in der Vorbereitung der Inhalte und Formate gecoacht. Über die Diskussion der Inhalte mit den Themenverantwortlichen sicherten wir ab, dass im Hinblick auf das Ziel stimmige Schwerpunkte gesetzt wurden. Zudem achten wir auf Verständlichkeit, Länge und Darstellung der Kurzimpulse und Vorträge. Diese Vorarbeit war für die Veranstaltung dieser Tragweite unbedingt nötig, um den Teilnehmenden eine gute Basis für anschließende fruchtbare Diskussionen und Reflexionen der Inhalte zu liefern.

Aufbauend auf den Vorarbeiten mit den Themenverantwortlichen erstellten wir ein detailliertes Drehbuch für den Ablauf der Managementtage. Entscheidend sind u.a. die Fokussierung der richtigen Inhalte, die richtigen Formate für das Transportieren der Inhalt zu wählen und eine für den Erkenntnisprozess gute Reihenfolge festzulegen. So sind z.B. kontrovers zu diskutierende Themen meistens am zweiten Tag besser zu entscheiden, da das Team über den Vortag bereits enger zusammengewachsen ist und dann die nötige entspannte und vertrauensvolle Atmosphäre herrscht. Auch ist es wichtig, zwischen eher an Input orientierten und aktivierenden Formaten abzuwechseln, um es den Teilnehmern zu erleichtern, sich selbst mit voller Präsenz über den ganzen Tag einzubringen.

1. Klausurtag

Nach einer persönlichen Vorstellung starteten die Managementtage mit einem Impulsvortrag des Geschäftsführers zu einer zukunftsfähigen Führungsstruktur. Dabei wurde v.a. die Verknüpfung von Führung, Struktur und Kommunikation auf normativer, strategischer und operativer Ebene herausgearbeitet. Das sollte nach den Reflexionen in der Managementtagung in ein Führungskonzept zusammengefasst und gemeinsam umgesetzt werden. Zunächst positionierten sich Teilnehmer dann im Raum zur Frage „Wo stehe ich im Veränderungsprozess“. So gelang es, ein Bild über den Stand und die Sorgen aller Beteiligten zu erhalten und gleichzeitig zu erheben, was aus Sicht der Teilnehmenden noch fehlt, um gut in die Veränderung gehen zu können. Der Vormittag des ersten Tages bildete damit die Eckpunkte für den weiteren Verlauf und setzte einen ersten Anker im Veränderungsprozess.

Eine erste Feedback Runde zeigte, dass die Teilnehmer sich abgeholt fühlten und in den weiteren Prozess einsteigen wollten. Am Nachmittag tauschten die Teilnehmer in gemeinsamer Bewegung ihre Gedanken weiter aus. Über eine Teamübung leiteten die Teilnehmer dann wichtige Lernerfahrungen von Teamarbeit und Führung ab. Bevor Gedanken zu künftigen Entscheidungsprozessen gemeinsam erörtert wurden, wie

• Was ist für uns in der Leitung ein gemeinsam guter Weg zur Entscheidung?
• Wie kommen wir im Prozess zügig zu gemeinsamen Entscheidungen?

Anhand von vorbereiteten Use Cases wurden dazu konkrete Lösungen und Maßnahmen erarbeitet, die nach der Tagung in die Umsetzung gebracht werden sollen. Zum Abschluss trugen die Teilnehmenden ihr Selbstverständnis von Führung und entlang eines konkreten Fragenkataloges ihre Erkenntnisse des Tages zusammen.

Grafic Recording

 

Die gesamte Klausurtagung wurde visuell durch ein graphic recording begleitet. Dabei werden die diskutierten Inhalte in Echtzeit auf einer riesigen Leinwand grafisch mitdokumentiert. Die professionellen Zeichnungen geben zugleich einen Überblick über die Gesamttagung wie sie auch durch Reinzoomen in einzelnen Szenen Detailinhalte abbilden. Da das Poster vor den Augen der Teilnehmer entsteht, belebt das zusätzlich die Inhalte. Und für den weiteren Umsetzungstransfer wird zugleich eine visuelle Erinnerungsbrücke gebaut, die Eindrücke der Tagung mit ihren Inhalten verbindet. In den Pausen wurden die entstandenen Zeichnungen von den Teilnehmern bewundert, die Eindrücke des Zeichners diskutiert und damit aus einer weiteren Außenperspektive auf die Inhalte geschaut. Am Ende des ersten Tages waren schon beachtliche Inhalte zu bewunden und zeigte: Es ist viel erarbeitet worden.

2. Klausurtag zur Matrixstruktur

Die Matrixstruktur der Führung hält wenig von Status. Sie sorgt sich um Netzwerkstrukturen und verteilt Führung an Knotenpunkte höchster Expertise. Damit aber stellt sie gegenüber der Linienorganisation hohe Anforderungen an die Reife der Organisation. V.a. in puncto Kommunikation, Abstimmung, Entscheidung und Eigenverantwortung. Der zweite Tag starteten wir in einem  auf Großgruppenmoderation abgestellten Diskussionsformat rund um die neue Kommunikationsmatrix und der Selbstreflexion des bisherigen Kommunikations- und Sitzungsverhaltens. Hierzu konnten dann bereits neue Regelungen und Festlegungen einstimmig verabschiedet werden. Anschließend gaben sich die Teilnehmenden in einer Speedback Runde gegenseitig stärkenorientiertes Feedback. Dieses eher ungewohnte Feedback schaffte erneut einen verbindenden Effekt im Führungsteam.

Nachdem das Team an den zwei Tagen gemeinsame Schritte im Veränderungsprozess gegangen war, wurde es zum Abschluss der zwei Tage dann noch ganz praktisch und handfest. Es konnten bereits relevante Themen für die kommenden Monate auf viele Schultern verteilt werden.

Ergebnis

Die ersten Schritte in die neuen Führungsstruktur wurden in der Klausurtagung gegangen. Die Idee und ein gemeinsamer Wille sind im Führungsteam angekommen. Es wurde breiter Konsens über die Ziele und deren Umsetzung erreicht. Die unmittelbaren Ergebnisse der beiden Managementtage spiegeln sich im Stimmungsbild wider.

Dazu hier ein Auszug:

 

• Wir haben uns viel besser kennen gelernt, das wird die Umsetzung vereinfachen.
• Das Poster [vom graphic recording] bildet unseren gemeinsamen Aufbruch schon ab.
• Die Zeit zum Rausziehen und Weiterentwickeln in den zwei Tagen ist wertvoll. Ich nehme einen Spirit bei jedem einzelnen wahr und freue mich auf das Loslegen.
• Gute Konzeptübersicht bekommen, Feedback und gute Diskussion im Fish Bowl.
• Führung und Struktur aus unterschiedlichen Perspektiven bewusst geworden: ich kann daraus viel mitnehmen.
• Gehe gestärkt und mit neuem Horizont aus der Veranstaltung…