Organisationsgutachten, LWL Pflegezentrum Lengerich

Referenz Ansprechpartnerin: Heinke Falkenstein-Sorg, Kaufmännische Direktorin Landschaftsverband Westfalen-Lippe, LWL Klinik Lengerich, 2013

Ziel Organisationsgutachen

Das LWL Pflegezentrum Lengerich ist eine offen geführte Wohn- und Pflegeeinrichtung für ältere Menschen, die wegen einer Sucht, chronisch psychischen Erkrankung oder geistigen Behinderung auf Dauer auf pflegerische Hilfe angewiesen sind. Die 30 Plätze verteilen sich auf zwei Wohngruppen. Für die Betreuung der Bewohner stehen rund 30 Mitarbeiter in 2 Teams zur Verfügung. Aktuell wird ein Neubau mit 52 Plätzen erstellt, der das heutige Gebäude ersetzen wird. Die Direktion beauftragte ein Organisationsgutachten, um neben belastenden Strukturen in kurzer Frist wirksame Maßnahmen und v.a. ein in der langen Frist tragfähiges Betriebskonzept zu identifizieren. Zugleich sollten die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit der Mitarbeiter gestärkt werden.

Umsetzung Organisationsgutachten

In der Ist-Analyse wurden die Strukturen des Pflegezentrums Lengerich erhoben. Neben Zahlen, Daten und Fakten wurden die beiden Bereiche besucht, die Tagesabläufe der Mitarbeiter erfasst und mit mehr als 50% der Mitarbeiter Interviews geführt. So entstand in kurzer Zeit ein detailliertes Bild der Stimmung in den beiden Teams. Die Zufriedenheit und wichtige Ideen zur Verbesserung wurden dokumentiert. Die Projektgruppe war gemischt besetzt mit Personal aus beiden Teams, die Leitungen sowie die Verwaltung. Ein zentrales Element im Projekt war es, sie direkt in das Erarbeiten des Gutachtens einzubinden. Dabei nehmen wir Organisationsgutachten wörtlich als Auftrag: Es ist unsere innerste Überzeugung, dabei die Organisation-gut-zu-achten. Ihre Stärken, die guten Absichten und den guten Sinn der Ist-Situation.

Eine mit der Projektgruppe erstellte SWOT Analyse und die Ergebnisse der Befragung dienten als Basis für die weitere Arbeit. Es stellten sich die folgenden Brennpunkte heraus: Klarheit zu Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Kommunikation von Lob und Anerkennung, Stimmung im Team und Ausfallmanagement. In vier weiteren Sitzungen der Projektgruppe wurden dazu Lösungen erarbeitet. Das Gutachten umfasst neben der Ist Situation und Empfehlungen zur künftigen Struktur einen konkreten Maßnahmenplan. Dieser wurden in drei Themen jeweils mit Quick Wins und mittelfristig realisierbaren Maßnahmen gegliedert.

Ergebnis Organisationsgutachten

Im Projekt gelang es, die schwelenden Konflikte in den Teams zu benennen und konstruktiv zu bearbeiten. Im Lauf der Sitzungen etablierte sich eine sehr offene Kommunikation, die es ermöglichte, gemeinsam ein attraktives Bild der Zukunft zu malen und den Führungen und Mitarbeitern neues Vertrauen und neue Zuversicht zu vermitteln. Das Gutachten zeigt die nötigen Veränderungen für eine robuste Entwicklung bis hin zum Neubau auf. Es wurde an die Führungen übergeben und den Mitarbeitern vorgestellt.

Nebenprodukte sind u.a.:

• Klare Beschreibung der Aufgaben für die diversen Funktionen
• Ein an die verfügbaren Kapazitäten angepasster Rahmendienstplan
• Auf- und Ausbau der Führungsstrukturen
• Update der Versorgungskonzepte und Pflegeangebote