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Referenz Ansprechpartner: Dr. Helmar Wauer, Kaufmännischer Leiter, Charité, 2012

Ziel Organisationsgutachten Sozialpädiatrisches Zentrum

Das Sozialpädiatrische Zentrum (SPZ) der Charité ist eine ambulante Einrichtung für chronisch kranke Kinder. In den letzten 10 Jahren ist das SPZ stark gewachsen und umfasst aktuell 5 weiter untergliederte Schwerpunkte. Die Einführung neuer, z.T überschneidender Versorgungen, wie z.B. das MVZ, hat die Komplexität der Patientensteuerung weiter erhöht. Die interdisziplinäre Behandlung trägt ihr Übriges dazu bei. Frei nach dem Zitat „Es braucht ein ganzes Dorf, um ein Kind zu erziehen“ werden die Kinder im SPZ „in einem Dorf von Fachexperten“ behandelt.

2012 erhielten wir den Auftrag, die Strukturen des SPZ in Bezug auf Effizienz und Patientenfreundlichkeit zu bewerten. Dazu sollten wir ein Gutachten erstellen, in dem die Stärken, Chancen sowie Optionen zur Verbesserung dargestellt sind. Die Herausforderung bestand darin, der Komplexität der Struktur gerecht zu werden und das rechte Maß an Standardisierung zu finden. Zudem sollte in der Diagnose ein Umzug des MVZ geprüft werden.

Umsetzung Organisationsgutachten Sozialpädiatrisches Zentrum

Zuerst fand eine Analyse der Strukturen und Prozesse des SPZ statt. Hierzu wurden alle Entscheider der Ambulanz befragt, um die Stärken und Engpässe der heutigen Aufbau- bzw. Ablaufstrukturen ungefiltert zu erheben. Zudem beobachteten wir die Prozesse, um ein Gefühl für das Funktionieren der Organisation zu bekommen und Stärken- sowie Potenziale zu identifizieren. Dazu setzten wir die Brille der Zuweiser und Patienten auf, richteten den Blick auf die Wartebereiche und auf die Verteilung der Aufgaben. Zudem betrachteten wir die Struktur (Besetzung, Sprechstundenplanung, Raumkonzepte, Raum- und Funktionsprogrammierung etc.), Organisationspläne,  Daten und Dokumente. Dabei behielten wir auch die Raum- und Funktionsplanung für die neuen MVZ-Strukturen im Auge.

Durch die Ist Analyse konnten wichtige strukturelle Optimierungen der Leitungsstruktur sowie der gesamten Behandlung bestimmt werden. In den Prozessen lagen Verbesserung v.a. in fachübergreifenden Standardisierungen, ohne Besonderheiten der einzelnen Sprechstunden zu negieren. Dies betraf z.B. die Überweisungen und Terminierungen, die Patienten frühmöglich in die passende Versorgung steuern. Als Option zur Verbesserung der Patientenfreundlichkeit wurden einheitliche Ansprachen, Informationen und Lenkungen der Patienten gesehen, die Einführung einer Patienten Hotline und die Patientenführung durch das Klinikgelände. Die Ergebnisse der Analyse und unsere Empfehlungen wurden im Gutachten zusammengefasst. Dieses floss in eine Strategieklausur ein, in der die nötigen Entscheidungen für die weitere Zielplanung konsentiert wurden.

Ergebnis Organisationsgutachten Sozialpädiatrisches Zentrum

Die Leitung folgt einer Matrixstruktur mit einem hohen Grad an Interdisziplinarität. Dies erfordert klare Verantwortlichkeiten – auch in Abgrenzung zur akademisch inhaltlichen Aufgaben. Hierzu wurden verschiedene Optionen erarbeitet. Zudem wurde die enge Verzahnung der ärztlichen und pflegerischen Führung empfohlen.

Ergänzend wurden auch Fragen zum Marktauftritt aufgenommen. Da die Niedergelassenen eine starke Bindung zu den einzelnen Fächern aufweisen, wurde kontrovers diskutiert, inwieweit das SPZ als eigene „Marke“ nach außen transportiert werden sollte. Galt es also eher das Dorf oder doch besser die Experten zu profilieren? In der Kommunikation mit den Niedergelassenen mussten z.B. Vorbehalte gegen die MVZ-Strukturen entkräftet werden.

In der Strategieklausur wurden die Empfehlungen unter unserer Moderation kontrovers diskutiert. Zu den wichtigsten Themen wurden Entscheidungen im Konsens herbeigeführt und mit ersten Maßnahmen hinterlegt. Verblüffend einfach bei soviel Komplexität…

Referenz

Projekt: Ambulanzorganisation im Sozialpädiatrischen Zentrum, Charité Universitätsmedizin Berlin
Ansprechpartnerin: Dr. Helmar Wauer, Kaufmännischer Leiter, Charité
Zeitraum: 2012