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Lerneinheit Digitales Selbstmanagement – Vom Nutzen mobiler Apps

von Jan 6, 2013Blogs

Wie und wem helfen in digitalen Zeiten Apps für Smartphones und Tablet PCs wie dem iPad – statt Desktop PC oder Laptop – Selbstmanagement effektiv IT gestützt zu betreiben? Gedanken darüber zu machen, lohnt sich…

 

Digitales Selbstmanagement

Im Selbstmanagement spielen Wechsel zwischen An- und Entspannung, Selbstreflexion sowie Achtsamkeit für den Moment eine wichtige Rolle, um langfristig gesund zu bleiben. Da kommt es immer wieder zur Frage, wie kann ich mich im Job täglich so managen, dass ich Fokus und Freude zugleich behalte. Es geht also um das persönliche System der Selbstorganisation. Die IT kann heute eine echte Alternative zur Papierorganisation sein. So ist es z.B. bei der Strukturierung von Terminen, Aufgaben und Dokumenten das iPad praktisch, da es ohne langes Hochfahren direkt betriebsfähig ist. Neben Apple Geräten gewinnen Tablet-PCs und Smartphones auf Basis des Betriebssystems Android mit seinen spezifischen Apps an Bedeutung. Vorteil des iPads sind sein größerer Bildschirm und hochprofesionellen Apps. Mit guten Apps steigen Produktivität, Spaß und die Unabhängigkeit vom physischen Büro.

Apps, die Aufgaben verwalten

Unzählige Apps (z.B. OmniFocus) helfen, Aufgaben flexibel zu gruppieren, mit Fälligkeitsdatum und Ansprechpartner zu versehen und in ToDo-Listen auf unterschiedlichen Überblicksebenen abzulegen und zu filtern. So können Besprechungen effektiv vorbereitet werden.

Apps, die Inhalte strukturieren 

Die Arbeit mit Checklisten empfinden viele Menschen als effektiv, um Wissen strukturiert abzurufen. Apps für Mindmaps (z.B. iThoughtsHD) oder Listen mit mehreren Ebenen, die ich rasch per Touchscreen neu organisieren lassen (z.B. OmniOutliner, ThinkBook) helfen Ideen zu sammeln, zu gliedern und visuell für sich und andere aufzubereiten. Wer freier arbeitet, dem dienen sicherlich auch virtuelle Flipcharts, Whiteboard oder Pinnwände zum Visulisieren (z.B. Zamurai, Corkulous Pro). Als Checkliste können die Sammlungen dann Erinnerungsstützen in der Umsetzung sein.

Apps, die Notizen sammeln und Format unabhängig bündeln

Mit Apps wie Evernote können unterschiedlichste Notizen wie Fotos, E-Mails mit Anhang, Links auf Webseiten oder Volltexte abgespeichert und auf unterschiedlichen Geräten synchronisiert werden. Suchfunktionen erlauben eine Volltextsuche über alle gespeicherte Notizen. Zusätzlich können Tags  vergeben werden, um Infos bestimmten Kategorien zuzuweisen und Notizen hierarchisch gruppiert werden.

Apps, die händische Notizen managen

Vor Ort lassen sich mit dem iPad Notizen schreiben. Gerade für Einsätze “im Feld” bietet sich die papierlose handschriftliche Dokumentation auf einem iPad an (z.B. mit UPAD). Die Schreibgeschwindigkeit mit einem Stift, dem Stylus, ist so schnell wie auf Papier. Es stehen unterschiedliche Farbstifte, Textmarker, Radiergummi, Bildbearbeitungen und Zoom-Funktionen zur Verfügung. Die Notizen können im Anschluss sofort per E-Mail versendet und archiviert werden und bei Bedarf kann über die eingebaute Kamera des iPads relevante Dokumente oder Räumlichkeiten im Bild beigefügt werden. Bei Bedarf lässt sich auf Infos wie Präsentationen oder Architektenpläne zugreifen.

Dokumente selbst managen

Ein Grund für ein iPad ist das angenehme Lesen längerer Dokumente und Artikel. Gerade für komplexe Dokumente wie Fachartikel mit Grafiken und Bildern empfiehlt sich die Nutzung eines Tablet-PCs gegenüber e-Book-Readern. Apps (z.B. GoodReader) ermöglichen, PDF-Dateien mit Notizen zu versehen, zu verwalten und zum Wissensmanagement zu teilen.

Die meisten Apps bieten die Möglichkeit, Daten zu verschlüsseln. Cloud-Dienste sollten nur für in puncto Datenschutz unbedenkliche Informationen genutzt werden und können deaktiviert werden. Die Anwendungen sparen Zeit in den täglichen Handgriffen und der Nacharbeit und können so gerade im Projektmanagement nur jedem als Best Practice ans Herz gelegt werden.