Wieso schafft geocodiertes Einweiser Monitoring mehr Transparenz, um Änderungen bei den Einweisern frühzeitig zu erkennen und reagieren zu können? Was unterscheidet die Fachabteilungs- und die Kliniksicht? Wie sind ABC-, Risiko- und Nichteinweiser definiert?
Geocodiertes Einweiser Management
Die Wirksamkeit von Einweiser Management bildet sich mit Zeitverzug in den Leistungen einer Klinik ab. Nämlich in den Zu- und Einweisungen der umliegenden Ärzte. So sind alle im Gebiet der Klinik ansässigen Ärzte Partner der Klinik.
Geocoding Tool sorgt für den Überblick
Einweiser Management setzt Wissen über die Entwicklung der Einweisungen, der Patienten und Einweiser sowie deren Wünsche voraus. Wer sich Wissen besorgt, findet effektive Maßnahmen, um Einweiser zu gewinnen und zu binden. Daher versteht sich der Zugriff auf Zahlen, Daten, Fakten und die geocodierte Analyse als ein Baustein für mehr Verständnis des Klinik (Beispiel einer Analyse, die Veränderung der Patientenströme gegenüber dem Vorjahr anzeigt, vgl. Abbildung). Je fundierter die Analyse, desto nützlicher die Information und das Wissen, das sich daraus zum Verbessern der internen Prozesse gewinnen lässt. Für laufende IT gestützte Daten haben wir mit dem GPM Performance Manager (kurz GPM) gute Erfahrungen gemacht.
Technische Voraussetzung für geocodiertes Management
In unser Beratung halten wir den GPM für eine smarte Lösung.* Wir möchten sie Ihnen mit einigen Anwendungen der geocodierten Analyse auf Ebene der Abteilung kurz vorstellen. Da es sich um ein so g. Saas (Software as a Service) Tool handelt, ist ein monatliches Monitoring aller Statistiken und Kennzahlen einfach webbasiert möglich. Der GPM hat in mehreren Projekten bewiesen, vielfältige Anforderungen systemseitig in kurzer Zeit zu berücksichtigen. Jeder Kunde hat eine individuell konfigurierte Software für Management sowie Marketing. Die Software läuft über einen Webbrowser ohne eigene Installation von jedem webfähigen Computer aus.
Analyse des Einweiser Managements von Abteilungen
Der Fokus einer geocodierten Analyse liegt auf dem individuellen Konzept für die Abteilungen, um die Patientenströme zu sichern und die Marktpotentiale weiter auszuschöpfen. Zuerst erfolgt die Analyse der Datensätze nach §21 KHEntgG. Die Auswertung kann neben der Abteilungssicht auch auf Ebene jeder DRG durchgeführt werden. Die Patientenherkunft wird bestimmt und für jede Abteilung das Einzugsgebiet definiert. Alternativ kann ein festes Einzugsgebiet für die gesamte Klinik zugrunde gelegt werden.
Die integrierte GPM Datenbank umfasst aktuell mehr als 120.000 niedergelassene Ärzte mit Fachrichtung und regionaler Verteilung. Da nicht alle Kliniken ihre Einweiserdaten auf dem aktuellen Stand gepflegt haben und auch kaum Wissen über die Nicht-Einweiser haben, beinhaltet der Datensatz wertvolle Informationen. Ein Matching der Datenbank mit der internen Einweiserstatistik ermöglicht die Auswahl der Ärzte sowie die Analyse der Situation im Markt.
ABC-Analyse Einweiser Management
Zudem liefert der GPM viele Anwendungen. Wie z.B. eine Bestands- und Strukturanalyse der Einweiser. Darauf aufbauend können Risiken wie die unzureichende Marktposition oder die Gefahr systematischer Fallverluste erkannt und aktiv bearbeitet werden. Wegen der hohen Anzahl von Einweisern, ist es kaum möglich und auch nicht effektiv, jeden Arzt individuell anzusprechen. Für die Planung der Intensität der Betreuung empfiehlt sich, ABC Kategorien der Einweiser zu bilden. Es sind aber auch viel feinere Segmentierungen möglich. So identifizieren Sie Ihre Haupt-, Mittel- und Gering- Einweiser in Ihren Abteilungen, und erkennen zudem Risiko- und Nicht-Einweiser.
- A- oder Haupt-Einweiser liefern stabile hohe Einweisungen. Regelmäßige persönliche Kontakte sind Teil des aktiven Netzwerkens. Sie sind das offene Ohr für die Bedürfnisse der Partner und des Marktes.
- B- oder Mittel-Einweiser liefern stabile mittlere Einweisungen. Oft verbirgt sich dahinter ein nicht ausgeschöpftes Potential, das durch eine gezielte Information, Kommunikation und passende Services erschlossen werden kann.
- C-oder Gering-Einweiser liefern wenige vereinzelte nicht regelmäßige Einweisungen. Die Abteilung ist nicht hoch im Kurs bzw. noch nicht auf dem Radar des Arztes.
- Risiko-Einweiser weisen im Vergleich zur Vorperiode (Quartal, Jahr) signifikant weniger Patienten ein. Je nach Ausmaß sind gezielt Maßnahmen nötig.
- Nicht-Einweiser umfassen Ärzte, die medizinische Leistungen in einem Fach erbringen, jedoch noch keine Patienten in die Klinik eingewiesen haben.
Analyse der Region und des Einzugsgebiets
In der Analyse der Region und des Einzugsgebiets wird die regionaler Verteilung der Einweisungen bestimmt, um Auffälligkeiten in den Patientenströmen zu erkennen. Die Auswertung erfolgt fachbezogen auf Ebene von Postleitzahlen und kann zu Landkreisen oder Bundesländern aggregiert werden. Die Entwicklung der Regionen kann dann in einer Karte visualisiert werden.
- Mit „gelb“ und „rot“ werden die Gebiete markiert, die im Vergleich zur vorigen Periode weniger Einweisungen haben.
- Mit „grün“ werden alle Gebiete mit Zuwächsen gekennzeichnet.
Durch die Visualisierung ist ein intuitiver Überblick über die Entwicklung der Patientenströme verfügbar. Der Anwender kann interaktiv navigieren, betroffene Einweiser finden und auf Detailfragen aktiv eingehen.
Vom Einweiser Controlling zum Einweiser Management
Um eine Klinik am Markt zu positionieren, Handlungsfelder zu erkennen und die Wirkung von Maßnahmen zu verfolgen, braucht es feste Strukturen. Über das monatliche Monitoring gewinnen Sie genaue Kenntnis über die Einweiser- und Patientenströme und können fundiert entscheiden. Die Erstauswertung gestalten und konfigurieren wir in Abstimmung mit Ihnen individuell. Das so genannte Dashboard bleibt Ihnen auch nach Projektabschluss, so dass Sie sich dauerhaft auf das Management fokussieren können.
Einweiser können dann in Abhängigkeit ihrer fachlichen Bedeutung und Intensität der Einweisungen mit einem unterschiedlichen Marketing Mix betreut werden. In einer Strategieklausur erarbeiten wir mit Ihnen dafür ein praktikables Marketingkonzept. Dieses wird mit Kennzahlen und Zielgrößen hinterlegt, deren Erreichung sich dann im GPM Dashboard monitoren lässt.
Fazit
Kliniken ziehen hohen Nutzen bereits aus einer Erstanalyse. Der Aufbau eines systematischen Einweiser Managements gehört auf die Agenda jeder Klinik. Denn ohne Strategie und Norm bleibt Handel Zufall. Es bietet sich zudem an, das Tool unterstützend in einer zentralen Management Funktion – etwa im Controlling oder im Marketing – fest zu verorten. Denn ohne stetiges Handeln bleibt jede Strategie nur bloße Theorie.
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