Lerneinheit Geocoding – Vom professionellen Einweiser Management

Wieso schafft geocodiertes Einweiser Monitoring mehr Transparenz, um Änderungen im Verhalten der Einweiser früh zu erkennen und reagieren zu können? Wie sind ABC-, Risiko- und Nichteinweiser definiert?

 

Geocodiertes Einweiser Management

Einweiser Management bildet sich mit Zeitverzug in den Leistungen einer Klinik ab. Nämlich in den Zu- und Einweisungen der umliegenden Ärzte. So sind alle im Gebiet der Klinik ansässigen Ärzte Partner der Klinik.

Einweiser Management setzt ein Wissen über die Entwicklung der Patienten und Einweiser voraus. Wer Wissen darüber vor Augen hat, findet effektive Maßnahmen, um Einweiser zu gewinnen und zu binden. Daher versteht sich der Zugriff auf Zahlen, Daten, Fakten und die geocodierte Analyse als ein Baustein für das Verständnis des Klinik. Je fundierter die Analyse, desto mehr Nutzen haben die Information und das Wissen, das sich daraus zum Verbessern der internen Prozesse gewinnen lässt. Dabei haben wir für laufende IT gestützte Daten mit dem GPM Performance Manager (kurz GPM) gute Erfahrungen gemacht.

 

Technische Voraussetzung für geocodiertes Management

Den GPM halten wir für eine smarte Lösung zur geocodierten Analyse.* Da es sich um ein so g. Saas (Software as a Service) Tool handelt, ist ein monatliches Monitoring aller Statistiken und Kennzahlen auf einen Klick webbasiert möglich. Hier hat der GPM in mehreren Projekten bewiesen, vielfältige Anforderungen in kurzer Zeit zu berücksichtigen. Jeder Kunde hat eine individuell konfigurierte Software für Management sowie Marketing. Die Software läuft über einen Webbrowser ohne eigene Installation von jedem webfähigen Computer aus.

Analyse des Einweiser Managements von Abteilungen

Der Fokus einer geocodierten Analyse liegt auf dem individuellen Konzept für die Abteilungen, um die Patientenströme zu sichern und die Marktpotentiale auszuschöpfen. Zuerst erfolgt die Analyse der Datensätze nach §21 KHEntgG. Ebene der Betrachtung kann die Abteilung aber auch jede einzelne DRG sein. Die Patientenherkunft bestimmt für jede Abteilung das Einzugsgebiet. Alternativ wird ein festes Einzugsgebiet für die gesamte Klinik zugrunde gelegt.

Die integrierte GPM Datenbank umfasst aktuell mehr als 120.000 niedergelassene Ärzte mit Fachrichtung und regionaler Verteilung. Da nicht alle Kliniken ihre Einweiserdaten auf dem aktuellen Stand gepflegt haben und auch kaum Wissen über die Nicht-Einweiser haben, beinhaltet der Datensatz wertvolle Informationen. Ein Matching der Datenbank mit der internen Statistik der Einweiser ermöglicht Auswahl der Ärzte sowie die Analyse der Marktsituation.

ABC-Analyse Einweiser Management

Zudem liefert der GPM viele Anwendungen. Wie z.B. eine Bestands- und Strukturanalyse der Einweiser. Damit sind Risiken wie die unzureichende Marktposition oder die Gefahr systematischer Fallverluste zu erkennen. Wegen der hohen Anzahl von Einweisern, ist es kaum möglich und auch nicht effektiv, jeden Arzt individuell anzusprechen. Für die Planung der Intensität der Betreuung empfehlen sich ABC Kategorien der Einweiser oder auch feinere Segmentierungen. So identifizieren Sie Ihre Haupt-, Mittel- und Gering- Einweiser in Ihren Bereichen und erkennen zudem Risiko- und Nicht-Einweiser.

• A- oder Haupt-Einweiser liefern stabil hohe Einweisungen. Persönliche Kontakte sind Teil des aktiven Netzwerkens. Sie sind das offene Ohr für die Bedürfnisse der Partner und des Marktes.
• B- oder Mittel-Einweiser liefern stabile mittlere Einweisungen. Oft verbirgt sich dahinter ein nicht ausgeschöpftes Potential, das durch eine gezielte Information, Kommunikation und passende Services erschlossen werden kann.
• C-oder Gering-Einweiser liefern wenige vereinzelte nicht regelmäßige Einweisungen. Die Abteilung ist nicht hoch im Kurs bzw. noch nicht auf dem Radar des Arztes.
• Risiko-Einweiser weisen im Vergleich zur Vorperiode (Quartal, Jahr) signifikant weniger Patienten ein. Je nach Ausmaß sind gezielt Maßnahmen nötig.
• Nicht-Einweiser umfassen Ärzte, die medizinische Leistungen in einem Fach erbringen. Jedoch noch keine Patienten in die Klinik eingewiesen haben. 

Analyse der Region und des Einzugsgebiets 

Über das Einzugsgebiets bestimmt sich die regionale Verteilung der Einweisungen, um Auffälligkeiten in den Patientenströmen zu erkennen. Die Auswertung erfolgt fachbezogen auf Ebene von Postleitzahlen, Landkreisen oder Bundesländern. Damit kann die Entwicklung in einer Karte visualisiert werden.

• Mit „gelb“ und „rot“ werden die Gebiete markiert, die im Vergleich zur vorigen Periode weniger Einweisungen haben.
• Mit „grün“ werden alle Gebiete mit Zuwächsen gekennzeichnet.

Durch die Visualisierung entsteht ein intuitiver Überblick über die Entwicklung der Patientenströme. Der Anwender kann interaktiv navigieren, betroffene Einweiser finden und auf Detailfragen aktiv eingehen.

Vom Einweiser Controlling zum Einweiser Management

Um eine Klinik am Markt zu positionieren, Handlungsfelder zu erkennen und die Wirkung von Maßnahmen zu verfolgen, braucht es feste Strukturen. Über das monatliche Monitoring gewinnen Sie genaue Kenntnis über die Einweiser- und Patientenströme. Die Erstauswertung gestalten und konfigurieren wir in Abstimmung mit Ihnen individuell. Das so genannte Dashboard bleibt Ihnen auch nach Projektabschluss, so dass Sie sich auf Dauer auf das Management fokussieren können. Einweiser können dann nach fachlichen Bedeutung und Intensität der Einweisungen mit einem unterschiedlichen Marketing Mix betreut werden. In einer Strategieklausur erarbeiten wir mit Ihnen dafür ein praktikables Marketingkonzept. Dieses wird mit Kennzahlen und Zielen hinterlegt, deren Erreichung sich dann im GPM Dashboard monitoren lässt. 

Fazit

Kliniken ziehen hohen Nutzen aus der Erstanalyse. Der Aufbau eines Einweiser Managements gehört auf die Agenda jeder Klinik. Denn ohne Strategie und Norm bleibt Handel Zufall. Ohne stetiges Handeln bleibt jede Strategie bloße Theorie.