0621 | 44596656 info@ruhl-consulting.de

Lerneinheit Zeit- und Selbstmanagement – Von der ALPEN-Tour

von Mai 25, 2013Blogs

Das ALPEN Prinzip nach L. Seiwert bringt einen wesentlichen Kern von Zeitmanagement auf eine Formel. Wie funktioniert es? Wie enthüllen sich Sinn und Zweck eines Zeitplans im Zeitmanagement, um Tag, Woche und Jahr in der eigenen Hand zu haben?

 

Einstieg ins Zeitmanagement – die klassische ALPEN-Tour

Wozu?

Planen, Umsetzen, Reflexion und Lernen ist die Basis guten Managements. Wobei es im Kern beim Management immer mit um die Frage geht: Wozu wollen wir unsere Zeit nutzen? Priorität im Selbst- und Zeitmanagement ist es daher, dass wir das für uns Wesentliche, das Wichtige, vor Augen halten. Daraufhin lässt sich alles ordnen, priorisieren, entscheiden. Dabei führt die Planung immer auf die Zukunft. Was wollen wir wozu bis wann? Die Wozu-Frage ist die Frage nach dem verfolgten persönlichen Sinn und Bedeutung. Ist sie geklärt, ist es auch möglich, Prioritäten zu bilden (ggf. gemäß Eisenhower nach Wichtigkeit und Dringlichkeit).

Zeitmanagement nach der Seiwert’ schen ALPEN Methode.

Sind die Prioritäten geklärt, in Zielen und Werten, dann können unsere Zeit für diese Dinge bewusster nutzen. Dazu können wir ein System auszuwählen, das zu uns passt – denn nicht jeder fühlt sich in starren Kalenderformaten oder Zeitplanbüchern zu Hause. Andere Möglichkeiten wären z.B. To-Do-Listen, Mind Maps, Apps oder Outlook. Das Prinzip der Schriftlichkeit dient dazu, Dinge aus dem Kopf zu nehmen und Stress zu reduzieren. Denn was notiert und aus dem Kopf ist, fühlt sich so gut wie Erledigtes an…

Wie wir die Aufgaben dann in unser persönliches Zeitplansystem integrieren, dafür gibt es verschiedene Schritte. Die einzelnen Schritte lassen sich sehr anschaulich mit der ALPEN Methode nach Lothar Seiwert merken:

A   Alle Aufgaben aufschreiben.

L   Länge des Zeitbedarfs je Aufgabe auf der einen und des autonomen Zeitkontingents (je nach Selbstbestimmungsgrad und ad hoc Anforderungen mag das nur ein kleiner Anteil der Arbeitszeit sein) auf der anderen Seite schätzen

P   Pufferzeiten reservieren 

E   Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen, organisieren.

N   Nachkontrolle, Soll-Ist-Bilanz ziehen.

 

ALPEN ist also ein Akronym für die fünf Schritte der Planung.

In der Nachkontrolle empfiehlt es sich zu reflektieren, welche Routinen uns jeden Tag unnötig Zeit rauben. Checken wir bspw. laufend E-Mails, so raubt das mehr Zeit, als dafür 2-3 feste Termine am Tag mit begrenztem Zeitbudget setzen. Schlussendlich beinhaltet ein effektives Zeitmanagement nicht nur, dass wir prüfen, wie es uns gelingt, Zeitpläne einzuhalten, sondern auch, wie wir beim Erreichen der Ziele vorankommen. Zeitmanagement soll nie zur Tortur werden – Rhythmuswechsel, unverplante Zeiten zur Entspannung und  Erholung sind wichtig, um den eigenen Akku immer wieder zu füllen. Und nicht gegen unsere natürliche Leistungskurve im Tagesverlauf zu arbeiten.

In Teams hat das persönliche Zeitmanagement weitreichende Auswirkungen auf andere. Gemeinsame Zeitdisziplin ist daher eine soziale Grundverantwortung für das Funktionieren von Teams. In der Zusammenarbeit hängen wir voneinander ab. So gilt es nicht nur für seinen eigenen Zeitplan gewisse Regeln zu beachten, sondern auch immer im Hinterkopf zu behalten, was dies für Kollegen in der Prozesskette bedeutet. Als soziale Wesen sind wir auf Interaktion und Beziehung beruflich wie privat angewiesen. Und ein schlechter Umgang mit der Zeit anderer, hat auf Dauer einen hohen Preis.

 

Warum?

Die Nachkontrolle bei der Umsetzung der Pläne wirft einen Blick zurück und fragt nach dem Warum das Ergebnis zustande kam. Es geht dann um Rechtfertigung des Tuns. Um Hypothesen zu Ursache und Wirkung. So kommen wir unseren Werten und Haltungen besser auf die Schliche. Die Kunst besteht darin, vom Warum zum Wozu zu kommen.

Vielleicht nehmen wir uns vor, Zeit zu investieren, unsere Freundschaften besser zu pflegen und uns zumindest einmal in der Woche mit Freunden zu verabreden. Das Wozu lässt sich leicht beantworten: um emotionale Stabilität zu fördern, aus dem Arbeitstrott heraus kommen. Glücklichen Momenten Raum zu geben und mehr Lebenszufriedenheit zu spüren. Um Freundschaften im Leben zu vertiefen braucht es gemeinsame Zeit. Nach ein paar Wochen ist Zeit, Zwischenbilanz zu ziehen wie das Ziel bislang erreicht wurde. Und in der Reflexion dem Warum nachzugehen.

Simon Sinek verschärft die  Frage nach dem Warum so: Nehmen wir uns einen Menschen, den wir zu jeder Tages- und Nachtzeit anrufen könnten – einen echten Freund eben. Und bitten wir ihn um Feedback: 

Frage

Hinweis

Warum sind wir Freunde? Nicht locker lassen bis der Freund uns unsere Eigenschaften sagt. Gut zuhören, das Gesagte nicht kommentieren. 
Was an mir macht uns zu engen Freunden? Nicht locker lassen bis der Freund über unsere Tugenden, Eigenschaften und Werte spricht. Gut zuhören, das Gesagte nicht kommentieren.
Was ist wirklich an mir, dass wir so enge Freude sind? Höre besonders gut zu, wie der Freund uns nun beschreibt, das Gesagte nicht kommentieren.

Irgendwann wird der Freund anfangen, über uns zu sprechen. Z.B. mit einem Satz: “Wenn du im Raum bist, fühle ich mich inspiriert und wohl.” In dem Moment, wenn wir von dem Gesagten so emotional berührt sind, dass wir Gänsehaut oder Tränen der Rührung in die Augen bekommen, haben wir es – unser Warum, aus dem sich das Wozu weiter vertieft. 

Fragen wir öfter nach dem Warum, um zugleich neue Perspektiven für unser Wozu zu erkunden. So wie in der Geschichte vom Mann mit den Seesternen

 

 

[1] Vgl. Nussbaum, Cordula (2012): Organisieren Sie nur noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für kreative Chaoten. Frankfurt a.M., Campus, 2. Auflage.

[2] Seiwert, Lothar. J. (2005): 30 Minuten für optimales Zeitmanagement. Offenbach, Gabal.

[3] Sinek; S. (2014): Frag immer erst: warum: Wie Führungskräfte zum Erfolg inspirieren.


 

Inspiration durch Impulse

Die digitale Transformation vernetzt und verändert unsere Welt. Wissen wird schnell in z.T. höchster Qualität virtuell geteilt. Einfach nur ins Web gestellt. Es kann so laufend in immer neuen Kontexten neu verknüpft werden. Immer neue Inspiration regt die Reflexion, den Abgleich der eigenen Sinne und soziale Interaktion an. Wir leisten da bewusst einen Beitrag, wo es von der Oberflächlichkeit weg um Vertiefeng der Gedanken geht. Um Lösungen in die Umsetzung zu begleiten. Von Mensch zu Mensch, Face to face. Wir freuen uns, wenn es Sie erreicht.

Abonnieren Sie unseren Newsletter und erhalten Sie 4x im Jahr unsere neuen Beiträge des letzten Quartals auf einen Blick bequem per Mail.